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Wie verrechnet man Spesen an Kunden weiter?

Spesen wie Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung können auf unterschiedliche Art und Weise dem Kunden weiterverrechnet werden. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie dabei haben.

In Ausübung der Arbeit fallen oftmals Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung an. Selbstverständlich möchte man nicht auf diesen Kosten sitzen bleiben. Sie sind ein nötiger Teil der erbrachten Leistung und müssen ebenfalls weiterverrechnet werden. Schliesslich ist die Erbringung der Dienstleistung für den Kunden ohne diese meist gar nicht möglich. Es gibt zwei Möglichkeiten für die Spesenabwicklung.

Klassische Abwicklung durch Weiterverrechnen

Bei der Weiterverrechnung werden die Kosten beim Anfallen von Ihnen bezahlt. Diese Spesen werden danach dem Kunden in Rechnung gestellt, wo sie meist gesondert ausgewiesen sind. Dabei gilt zu beachten, dass auch Spesen der Mehrwertsteuer unterliegen.

Mit der Mehrwertsteuer werden nämlich gegen Entgelt erbrachte Leistungen, welche von steuerpflichtigen Personen in der Schweiz erbracht werden, besteuert. Zum Entgelt gehören gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung aber auch der Ersatz aller Kosten wie Auslagen für Reisen, Verpflegung, Unterkunft, usw., selbst wenn diese im Ausland angefallen sind.

Damit müssen auch Spesen mit dem für Ihre Leistung geltenden Mehrwertsteuersatz weiterverrechnet werden müssen. Für die meisten Dienstleistungen, in denen Spesen fällig werden, gilt heute ein Mehrwertsteuersatz von 7.7 %, den es dann aufzuschlagen gilt. Es spielt dabei keine Rolle, welchen Mehrwertsteuersatz (7.7 %, 2.5 % oder 3.7 %) Sie für die von Ihnen bezogene Ware oder Dienstleistung bezahlt haben. Art. 21 MWSTG hingegen regelt, welche Leistungen nicht der Mehrwertsteuer unterliegen. Wo keine Mehrwertsteuer erhoben wird, kann diese aber auch nicht als Vorsteuer abgezogen werden, weshalb das Gesetz in den meisten Fällen eine freiwillige Unterwerfung erlaubt.

Ob Sie bei der Weiterverrechnung Ihre Mehrwertsteuer auf den Nettobetrag (ohne die von Ihnen bezahlte MWST) oder auf den Bruttobetrag (inkl. die von Ihnen bezahlte MWST) aufschlagen ist Ihnen überlassen, jedoch sollte dies vorher mit dem Kunden vereinbart werden, um Missverständnisse zu verhindern.

Beide Varianten haben jedoch Vor- und Nachteile. Wenn Sie Ihrem Kunden den Nettobetrag weiterverrechnen, hat dieser im Endeffekt weniger zu bezahlen. Allerdings handelt es sich dann für Sie um ein Nullsummenspiel, da sie für den administrativen Aufwand, der im Zusammenhang mit den Spesen entsteht (Hotel suchen, Flug buchen, Spesenweiterverrechnung, etc.) keinen finanziellen Vorteil haben. Wenn Sie den Bruttoertrag (also inkl. der von Ihnen bezahlten MWST) weiterverrechnen, kostet dies Ihren Kunden zwar mehr, allerdings bleibt Ihnen der Betrag in der Höhe der von Ihnen bezahlten MWST sozusagen als Entlöhnung für Ihren Aufwand im Zusammenhang mit den Spesen. Was ebenfalls nicht vergessen werden darf, ist das Instrument des Vorsteuerabzugs. Durch diesen können Sie und Ihr Kunde die bezahlte MWST in der Regel von Ihren Kosten abziehen.

Durchlaufende Posten

Während beim Modell der Weiterverrechnung die Spesen auf eigenen Namen und Rechnung anfallen und danach dem Kunden inkl. der von Ihnen aufgeschlagenen Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt werden, fallen sie bei der Methode der durchlaufenden Posten auf den Namen Ihres Kunden an. Bei durchlaufenden Posten handelt es sich gem. Art. 24 Abs. 6 lit. b MWSTG um Beträge, welche Sie von Ihrem Kunden als Erstattung der in seinem Namen und für seine Rechnung getätigten Auslagen erhalten. Diese Auslagen müssen dazu jedoch unbedingt auf den Namen des Kunden ausgestellt sein und werden in einer separaten Rechnung gesondert ausgewiesen. Im besten Fall wird für die Abrechnung mittels durchlaufender Posten ein eigenes Konto eingerichtet.

Anders als bei der Methode der Weiterverrechnung wird bei durchlaufenden Posten keine Mehrwertsteuer aufgeschlagen. Durchlaufende Posten werden in ihrer Buchhaltung bei der Gewinnermittlung auch nicht als Betriebseinnahmen/Betriebsausgaben erfasst, weil sie wirtschaftlich nicht zu Änderungen des Betriebsvermögens führen. Damit werden diese Spesen bei Ihnen nicht als Aufwand und die Rückvergütung nicht als Ertrag verbucht. In der Buchhaltung des Kunden werden diese Ausgaben hingegen verbucht, weshalb es wichtig ist, dass sämtliche Rechnungen und Quittungen dem Kunden weitergeleitet werden. Bekannte Beispiele für durchlaufende Posten sind Leistungen von externen Dienstleistern, öffentliche Gebühren, Gerichtsgebühren oder Zollgebühren (etwa als Auslagen eines Spediteurs).

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