Vertretung und Unterschriftsberechtigung im Unternehmen (Prokurist, Handlungsbevollmächtigter & Stellvertreter; Kollektivunterschrift)
aktualisiert am 11. Dezember 2018
Das Vertretungs- und Zeichnungsrecht ist grundsätzlich bei allen Rechtsformen gleich geregelt. Die Vertretung und Unterschriftsberechtigung ist von grosser Bedeutung für eine Gesellschaft.
A) Inhaber, Gesellschafter, Geschäftsführer, Verwaltungsrat, Genossenschaftsverwaltung oder Vereinsvorstand
Grundsätzlich vertreten der Inhaber einer Einzelfirma, der Gesellschafter einer Kollektivgesellschaft, der Geschäftsführer einer GmbH und der Verwaltungsrat einer AG die jeweilige Gesellschaft. Diese haben eine umfassende Vertretungsberechtigung, d.h. sie können alle Geschäfte abschliessen, die der Gesellschaftszweck mit sich bringen kann. Sie sind im Handelsregister (HR) eingetragen.
In der Regel wird es nun aber so sein, dass man aus verschiedenen Gründen weiteren Personen die Möglichkeit geben möchte, die Gesellschaft rechtsgültig zu vertreten. Grundsätzlich müsste man dazu die betreffende Person für jedes Geschäft, das sie abschliesst einzeln bevollmächtigen; dies erlaubt eine genaue Kontrolle, ist jedoch mühsam und ineffizient. Darum ist es möglich, zusätzliche Personen in allgemeiner Weise zur Vertretung des Unternehmens zu ermächtigen. Dabei sind die folgenden weitere Arten der Vertretungsberechtigung zu unterscheiden:
B) Prokurist
Der Prokurist hat eine relativ weitgehende Vollmacht. Er ist zu allen Handlungen berechtigt, die der Zweck des Gewerbes oder Geschäftes mit sich bringen kann und kann auch nicht alltägliche Geschäfte (z.B. Aufnahme eines Kredites oder Führung eines Gerichtsprozesses) abschliessen. Lediglich zur Veräusserung und Belastung von Grundstücken benötigt der Prokurist eine besondere Ermächtigung. Häufig unterschreibt ein Prokurist mit dem Zusatz “p.p.”, “ppa.” oder “per proc.” (Abkürzungen für per procura), so erkennt die Gegenpartei die Stellung des Unterschreibenden. Wer eine Prokura besitzt, ist als Prokurist im Handelsregister (HR) einzutragen. Die Prokura kann aber auch ohne Eintrag in das HR entstehen, wenn z.B. der Inhaber über längere Zeit toleriert, dass seine Angestellten selber Offerten unterschreiben. Dann dürfen die Geschäftspartner davon ausgehen, die betreffenden Personen seien entsprechend bevollmächtigt. Ein Eintrag im Handelsregister schafft aber in jedem Fall Klarheit für alle Beteiligten. Eine solche Eintragung kann auch jederzeit widerrufen werden. Das Erlöschen muss aber im Handelsregister eingetragen werden, auch wenn die Erteilung nicht eingetragen worden ist, da ansonsten die Handlungen des ehemaligen Prokuristen das Unternehmen weiterhin verpflichten.
C) Handlungsbevollmächtigter
Der Handlungsbevollmächtigte ist nur dazu berechtigt Geschäfte abzuschliessen, welche der Betrieb eines derartigen Gewerbes oder die Ausführung derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt. Er ist nicht für unübliche, nicht alltägliche Geschäfte berechtigt, er kann nur alltägliche Handlungen vornehmen. Der Umfang der Vollmacht ist also kleiner als bei der Prokura. Der Handlungsbevollmächtige unterzeichnet meist mit dem Zusatz “i.V.” (in Vertretung), “i.A.” (im Auftrag) oder “per”, und wird nicht im Handelsregister eingetragen.
D) Bürgerlicher Stellvertreter
Eine Gesellschaft kann auch durch die bürgerliche Vertretung vertreten werden. Bei dieser handelt der Stellvertreter mit der Vollmacht des Vertretenen, welche er beispielsweise durch Auftrag oder Arbeitsvertrag erhalten hat. Der Umfang der Vollmacht entspricht dem, was der Vertretene erlaubt hat. Überschreitet der Stellvertreter diese Vollmacht oder agiert er als Stellvertreter ohne die Erlaubnis des Vertretenen, erlangt das Vereinbarte nur dann Wirkung, wenn der Vertretene es genehmigt. In Fällen, in welchen der Bevollmächtigte den Umfang seiner Vollmacht überschreitet, bei einem Dritten aber der Eindruck erweckt wird, dass der Bevollmächtigte über die entsprechende Vertretungsmacht verfügt, wird der Dritte in seinem guten Glauben geschützt und der Vertretene darum trotzdem verpflichtet. Auch die Vertretung wird nicht im Handelsregister eingetragen und kann jederzeit widerrufen werden. Ansonsten fällt sie mit dem Verlust der Handlungsfähigkeit, dem Konkurs, dem Tod oder der Verschollenerklärung des Vertretenen dahin.
Einschränkung der Vertretung durch Kollektivunterschrift oder Filialprokura
Der Umfang der jeweiligen Vertretungsbefugnisse von Inhaber/Geschäftsführer/Verwaltungsrat, Prokurist und Handlungsbevollmächtigtem wurde oben dargelegt. Nun ist es möglich, die Vertretung durch eine Kollektivunterschrift weiter einzuschränken. Das heisst, dass die entsprechenden Personen (egal ob Inhaber/Geschäftsführer/Verwaltungsrat oder Prokurist oder Handlungsbevollmächtigter) nicht alleine rechtsgültig unterzeichnen dürfen. Häufig kommt die Kollektivunterschrift zu zweien vor, d.h. zwei Personen mit gleicher Vollmachtsstufe dürfen gemeinsam unterzeichnen (z.B. zwei Prokuristen, d.h. Kollektivprokura). Es ist aber auch möglich mehr Unterschriften zu verlangen, z.B. eine Kollektivunterschrift zu dreien.
Eine weitere Einschränkung wird dadurch erreicht, dass man einen Vertretungsberechtigten nur mit einem spezifischen zweiten zeichnen lässt, z.B. “Kollektivunterschrift zu zweien zusammen mit dem Präsidenten” (d.h. er darf nur gemeinsam mit dem Verwaltungsratspräsident unterschreiben) oder “Kollektivunterschrift zu zweien mit einem Mitglied” (d.h. er darf nur gemeinsam mit einem Mitglied des Verwaltungsrates unterschreiben).
Bei der Prokura ist es auch möglich, die Vertretungsmacht des Prokuristen auf den Geschäftskreis einer Filiale zu beschränken. Diese Filialprokura wird genutzt, wenn es mehrere selbständige Zweigniederlassungen in einem Unternehmen gibt.
Nachteile unbedingt beachten
Es sind somit viele verschiedene Kombinationen möglich. Dabei ist aber immer daran zu denken, was passiert, wenn eine Person unerwartet ausfällt. Nehmen wir an die Helios Finance GmbH habe nur zwei Beteiligte, welche beide auch die Geschäftsführer sind. Eine Kollektivunterschrift zu zweien wäre in diesem Beispiel eine ungeschickte Lösung. Hat der eine Gesellschafter einen Unfall und fällt in ein Koma oder bleibt er anstatt für 3 Tage für 3 Wochen in den Ferien so ist die Gesellschaft während dieser Zeit nicht handlungsfähig, denn sie kann keine rechtsgültigen Geschäfte abschliessen. Um dies zu verhindern kann man entweder auf eine Kollektivunterschrift verzichten (Einzelunterschrift) oder aber einer dritten Person (z.B. dem Treuhänder) die Kollektivunterschrift erteilen, welche im Notfall einspringen kann. Gleiches gilt, wenn man die Kollektivunterschrift nur mit einer bestimmten Person, z.B. dem Verwaltungsratspräsidenten, zulässt. Wenn dieser ausfällt, wäre die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft ebenfalls nicht mehr gewährleistet. Bei solchen Konstellationen ist also immer Vorsicht geboten.
Weitere Einschränkungen
Es ist möglich, zusätzliche interne Beschränkungen der Vollmacht, z.B. auf bestimmte Geschäftsbereiche, vorzunehmen. Beispiele wären eine Beschränkung der Vollmacht auf Geschäfte im Wert von maximal CHF 10’000 oder eine Beschränkung auf Verträge bezüglich Büromaterialeinkauf. Solche internen Beschränkungen können jedoch nicht im Handelsregister eingetragen werden, weshalb sie gegenüber Dritten nur soweit gelten, als diese darüber informiert sind. Ist im Handelsregister jemand als Prokurist eingetragen, dürfen Geschäftspartner nämlich davon ausgehen, dass dieser Prokurist eine Vollmacht ohne weitere Einschränkung besitzt (wie oben unter B beschrieben). Schliesst dieser Prokurist nun ein Geschäft über CHF 11’000 ab, wird das Unternehmen dadurch grundsätzlich korrekt verpflichtet. Der Prokurist kann dafür aber intern belangt werden (in schweren Fällen ist z.B. eine fristlose Kündigung möglich). Will man dieses Risiko minimieren, muss man seine Geschäftspartner auf die bestehenden Beschränkungen der Vollmachten aufmerksam machen, am besten schriftlich.
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Guten Tag
Gesellschafter und Geschäftsführer Einzelunterschrift
Gesellschafter und Vorsitzender
der Geschäftsführung Einzelunterschrift
Frage: Als Gesellschafter und Vorsitzender
der Geschäftsführung, Wer kann Unterschreiben meine Arbeitszeugnis als Arbeitgeber ?
F.G
Guten Tag
Jede Person, welche für die Firma bei der Sie angestellt sind einzelzeichnungsberechtigt ist, kann Ihren Arbeitsvertrag im Namen der Firma unterzeichnen.
Freundliche Grüsse
Mario Koller
Ein nicht zeichnungsberechtigter Gesellschafter hat für die Firma einen mündlichen Kaufvertrag (telefonisch) abgeschlossen, der nicht im Sinne der Firma ist. Ist dieser Vertrag gültig oder gibt es eine Möglichkeit das telefonisch abgeschlossene Abonoment (Kaufvertrag) als ungültig zu deklarieren?
Guten Tag
Grundsätzlich gilt: Hat jemand, ohne dazu ermächtigt zu sein, als Stellvertreter einen Vertrag abgeschlossen, so wird der Vertretene nur dann verpflichtet, wenn er den Vertrag genehmigt. Ich empfehle Ihnen auf jeden Fall Kontakt mit dem Verkäufer aufzunehmen und schriftlich festzuhalten, dass die Gesellschaft den Vertrag nicht genehmigt.
Freundliche Grüsse
Mario Koller
Guten Tag,
wir haben eine GmbH mit drei Gesellschaftern sowie einem Geschäftsführer (dieser ist nicht beteiligt). Lt. Eintragung im Handelsregister sind alle vier einzelzeichnungsbefugt.
Nun brauchen wir für einen deutschen Notar für eine Übernahmeerklärung im Rahmen der Kapitalerhöhung einer deutschen Kapitalgesellschaft eine wirksam erteilte, notariell beglaubigte Vollmacht.
Kann diese VOllmacht jeder Gesellschafter oder die Geschäftsführerin beliebig erteilen oder muss dies durch die Geschäftsführerin geschehen?
Vielen Dank,
Patrick Lehner
Guten Tag Herr Lehner
Ich gehe aufgrund Ihres geschilderten Sachverhalts davon aus, dass die GmbH an der deutschen Kapitalgesellschaft beteiligt ist. In diesem Falle sollte bestenfalls der Geschäftsführer die Vollmacht unterzeichnen.
Freundliche Grüsse
Simon Jakob
Guten Tag Herr Blasucci
vorab besten Dank für Ihre spannenden Ausführungen.
Gemäss Art. 718 Abs. 1 OR steht grundsätzlich jedem Verwaltungsratsmitglied die Vertretungsbefugnis der Gesellschaft einzeln zu, sofern dies die Statuten oder das Organisationsreglement nicht anders regeln.
Wie verträgt sich dies nun mit einem Verwaltungsrat, welcher aus zwei Verwaltungsratsmitglieder besteht, welche jeweils nur kollektiv Zeichnungsberechtigt sind?
Gilt unter diesem Aspekt die einzelne Vertretungsbefugnis trotz Einschränkung mit Kollektivzeichnungsberechtigung? Oder gilt diese nur eingeschränkt und für welche Geschäfte?
Grund der Anfrage ist der, dass wir derzeit uns überlegen, den Verwaltungsrat neu zu konstituieren.
Besten Dank für Ihre geschätzte Antwort
Freundliche Grüsse
Daniel Hofmann
Guten Tag Herr Hofmann
Die Vertretungsbefugnis wird durch eine Kollektivunterschrift eingeschränkt. Die entsprechenden Personen dürfen nicht alleine rechtsgültig unterzeichnen. Häufig kommt die Kollektivunterschrift zu zweien vor, d.h. zwei Personen mit gleicher Vollmachtsstufe dürfen gemeinsam unterzeichnen.
Freundliche Grüsse
Lorena Belardo
Guten Tag
Meine Frau hat eine GmbH, bei der sie einzige Gesellschafterin (so im HR eingetragen) und einzige Mitarbeiterin ist. Was muss sie unternehmen, dass z.B. im Falle ihrer Urteilsunfähigkeit durch Unfall/Tod die Firma korrekt aufgelöst werden kann? Kann sie mir (Ehemann) eine Generalvollmacht erteilen (so wie im Privaten der Vorsorgeauftrag)? Ist dies inbesondere ohne Eintrag ins HR möglich? Und müsste dies notariell beglaubigt werden?
Vielen Dank und freundliche Grüsse
Guten Tag
Eine solche Situation könnten Sie mit einem Vorsorgeauftrag regeln. Am besten wenden Sie sich dazu an einen Anwalt, der sich in den Gebieten Erbrecht und Erwachsenenschutz spezialisiert hat.
Freundliche Grüsse
Nicole Eberle
Guten Tag,
ich möchte eine 1-Mann-GmbH gründen. Ich überlege, meine Partnerin als Prokuristin eintragen zu lassen. Gilt sie dann als Angestellte bzw muss sie dafür entlohnt werden?
Besten Dank und freundliche Grüsse
Maik
Guten Tag
Am naheliegendsten ist ein Einzelarbeitsvertrag gemäss Art. 319 ff. OR. Arbeitsverträge sollten aus Beweisgründen immer schriftlich abgeschlossen werden.
Bei der 1-Mann-GmbH gelten Sie als unselbständig und müssten demzufolge Sozialversicherungsbeiträge bezahlen. Für eine unselbständige Erwerbstätigkeit sprechen unter anderem folgende
Merkmale:
• Pflicht, sich an Weisungen zu halten (in persönlicher, organisatorischer und zeitlicher Hinsicht); Vorliegen eines Unterordnungsverhältnisses
• Fehlen erheblicher Investitionen
• Keine massgebliche Entscheidungsbefugnis über Investitionen und Personalfragen
• Handeln in fremdem Namen und auf fremde Rechnung
• Bindung an Arbeitsplan, Arbeitszeiten und Präsenzpflicht
• Zuweisung eines Arbeitsplatzes
• Regelmässige Arbeit für den gleichen Arbeitgeber
• Bereitstellen von Arbeitsgerät oder -material durch den Arbeitgeber
• Periodische Entgeltleistungen: Monatslohn, Stundenlohn etc.
Merkblätter für die Sozialversicherungsbeiträge finden Sie hier: https://www.ahv-iv.ch/de/Merkbl%C3%A4tter-Formulare/Merkbl%C3%A4tter
Freundliche Grüsse
MLaw Beat Schüpbach
Eine Veranstaltungs GmbH hat mehrere Lautsprecher für eine Veranstaltung. Die GmbH mit den Lautsprechern hat einen alleinvertretungsberechtigten Prokurist (darf dieser alles machen was er will?), weil sie mit der Veranstaltungs GbmbH über die Lautsprecher verhandelt. Die Prokuristin bestätigt nämlich den Kauf der Lautsprecher, sie darf aber nur bis zu einem bestimmten Betrag Verträge abschließen, der Kauf ging jedoch darüber..das wusste die gegenseite natürlich nicht..Ist es dann richtig, das der Kaufvertrag nichtig ist? Bedanke mich in Voraus.
Guten Tag
Ich empfehle Ihnen, sich mit Ihrer Frage direkt an eine Anwaltskanzlei zu wenden, welche dies genau prüfen kann.
Freundliche Grüsse
Nicole Eberle
Guten Tag
Ein Kollege bestellt regelmässig Bedarfsmaterial im Wert von mehreren zehntausend Franken für den Betrieb. Bei Annahme und Kontrolle der Ware unterschreibt er dann auch i.V. für seinen Chef. Es gibt also kein Vier-Augen-Prinzip, aber für den Chef (ist nicht der CEO) ist das so ok (mündlich zugesagt).
Nun ist mein Kollege unsicher, wie die Haftungsverhältnisse aussehen, sollte sein Arbeitgeber (nächsthöhere Vorgesetzte) im Nachhinein an der Menge oder der Auswahl des bestellten Materials Kritik üben. Kann er da rechtlich belangt werden?
Vielen Dank für eine Antwort.
Freundliche Grüsse
Caroline Keller
Guten Tag Frau Keller
Es kommt darauf an, wie detailliert die Abmachung zwischen ihrem Arbeitskollegen und dem Chef ist. Es ist auf jeden Fall zu empfehlen, eine schriftliche Vollmacht zu erstellen, auf welcher die Vertretungsbefugnis (Bsp. für welche Beträge eingekauft und kontrolliert werden kann) klar ersichtlich ist. Andernfalls ist es in einem Streitfall schwer zu beweisen, ob ihr Arbeitskollege wirklich bevollmächtigt war.
Freundliche Grüsse
Nicole Eberle
Ein Bereichsleiter eines Unternehmens unterschreibt praktisch täglich Handelsvereinbarungen (Rechnungserlass, Gutschriften, Rabatte, Vereinbarungen zwischen den Handelspartnern etc.) Muss diese Person im Handelsregister erfasst werden?
Guten Tag
In Ihrem Fall handelt es sich beim Bereichsleiter höchstwahrscheinlich um einen Handlungsbevollmächtigten. Der Handlungsbevollmächtigte ist nur dazu berechtigt Geschäfte abzuschliessen, welche der Betrieb eines derartigen Gewerbes oder die Ausführung derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt. Er ist nicht für unübliche, nicht alltägliche Geschäfte berechtigt, er kann nur alltägliche Handlungen vornehmen. Der Handlungsbevollmächtige unterzeichnet meist mit dem Zusatz “i.V.” (in Vertretung), “i.A.” (im Auftrag) oder “per”, und wird nicht im Handelsregister eingetragen.
Beste Grüsse
Manuele Spaar
Wenn mein Mitarbeiter im Namen der Firma Dokumente für Rabattvergabe, Gutschriften, Rechnungen oder Partnerschaftsvereinbarungen unterschreibt; muss er dann im Handelsregister stehen?
Guten Tag
In Ihrem Fall handelt es sich beim Mitarbeiter höchstwahrscheinlich um einen Handlungsbevollmächtigten. Der Handlungsbevollmächtigte ist dazu berechtigt Geschäfte abzuschliessen, welche der Betrieb eines derartigen Gewerbes oder die Ausführung derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt. Er ist nicht für unübliche, nicht alltägliche Geschäfte berechtigt, er kann nur alltägliche Handlungen vornehmen. Der Handlungsbevollmächtige unterzeichnet meist mit dem Zusatz “i.V.” (in Vertretung), “i.A.” (im Auftrag) oder “per”, und wird nicht im Handelsregister eingetragen.
Beste Grüsse
Manuele Spaar