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Mahnen – Wie hart darf ich formulieren?

Viele Firmen getrauen sich nicht, Mahnungen klipp und klar zu formulieren. Sie möchten ihre Kunden nicht brüskieren – man will sie ja nicht verlieren. Aus Erfahrung weiss ich, solche Bedenken sind unbegründet. Ein konsequentes Mahnen führt bei den betroffenen Kunden fast nie zu Reaktionen.


 
Vielmehr verschafft man sich Respekt und zeigt, dass man nicht nur im Kerngebiet der Leistungserbringung gut organisiert ist, sondern auch die administrativen Abläufe bestens im Griff hat. Bei Geschäften mit persönlichem Charakter oder wichtigen Kunden sollte man natürlich zuerst telefonisch nachfragen, warum eine Zahlung ausbleibt. Die erste Mahnung kann man in Form eines Kontoauszuges zustellen. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung einfach übersehen. Dabei lohnt es sich, den Kunden im Schreiben aufzufordern, sich schriftlich über die Gründe der Nichtzahlung zu äussern. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden (oft steckt hinter der Nichtzahlung ja eine Reklamation). Zudem hat man so eine schriftliche Begründung für die Zahlungsverweigerung bei den Akten. Reagiert der Kunde auch jetzt nicht, dann folgt direkt die Zustellung der letzten Mahnung. Und noch ein Tipp, der sehr effizient ist: Im Schreiben darauf hinweisen, dass man mit einem externen Inkassoanbieter zusammenarbeitet.

 
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aa
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