Der Weg zur erfolgreichen Firmengründung – 7. Regel: Administration, Recht und Steuern im Griff halten
Wer ordnet schon gerne Belege, wenn er stattdessen eine neue Marketingkampagne planen könnte? Wer zieht das Ausfüllen der Mehrwertsteuerabrechnung der Gestaltung des neuen Logos vor? Die Wenigsten.
Genau hier besteht eine grosse Gefahr: Man kümmert sich lieber um die spannenden Aspekte seiner noch jungen Idee als um die alltäglichen Kleinigkeiten. Dabei dürfen aber die rein administrativen, rechtlichen und steuerlichen Themen des Unternehmeralltages aber nicht vergessen gehen.
Buchhaltung, Arbeitsverträge mit Mitarbeitern, Mehrwertsteuer- und AHV-Abrechnung, Kundenlisten, Gestaltung von Verträgen mit Lieferanten, Steuererklärung, Sitzungsprotokolle, Versicherungen, Haftungsfragen, Bewilligungen, etc. Diese und viele weitere Themen können in und nach der Gründungsphase aufkommen. Lässt man sie unbehandelt, droht einem böses Erwachen, z.B. wenn bei der ersten Steuerrevision die relevanten Belege nicht mehr auffindbar sind oder wenn ein Kunde sich unverhofft aus einer (leider nur mündlichen) Vereinbarung zurückzieht.
Vorweg ist es sehr wichtig die spezifischen Themenbereiche der eigenen Unternehmung selber zu erkennen. Danach haben Gründer in jedem Fall grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
a) Spezialisten beiziehen
Die Zusammenarbeit mit Spezialisten (Treuhänder/Wirtschaftsprüfer/Steuerberater/Anwälte) ist eine mögliche Lösung. Das Auslagern gewisser Aufgaben kann stark entlasten. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese nicht nur Geld sondern auch Zeit kosten. Die Buchhaltung auszulagern spart zwar die Zeit der Buchungseingaben, dafür muss man die Belege für den Treuhänder aufbereiten, weiterleiten und sich mit ihm absprechen. Auch sind nicht sämtliche Aufgaben für eine Auslagerung gleich geeignet. Insbesondere bei rechtlichen Fragen kann man die Zusammenarbeit optimieren indem man sich zu häufig benötigten Verträgen (z.B Arbeitsvertrag, Lieferantenvertrag, etc.) vom Spezialisten ein Muster ausarbeiten lässt.
b) Selber machen
Dies ist oft gerade zu Beginn die naheliegendste Lösung. Dabei empfiehlt es sich, sich für alle regelmässigen Aufgaben fixe Zeiten festzulegen und auch einzuhalten (z.B. Post jeden Morgen um 07:30, Ablage immer am Freitagabend, Buchhaltung immer am Samstagmorgen). Ähnliches gilt für unregelmässig auftretende Aufgaben: Z.B. Soll man mit dem Kalendereintrag einer Sitzung auch gleich Zeit für das Protokoll reservieren. Die kontinuierliche Erledigung solcher Aufgaben ist angenehmer und vermeidet Berge von unerledigten Kleinigkeiten, welche kaum motivierend wirken. Wächst die neue Firma lohnt sich vielleicht auch die Anstellung einer Person mit Fachkenntnissen und man kann man zu einer internen Arbeitsteilung übergehen.
Bei kleineren z.B. rechtlichen Fragen hilft oft schon die kurze Recherche im Internet oder einem Fachbuch. Vielfach stehen auch Behörden (z.B. Steueramt) und Verbände (z.B. Hauseigentümerverband) für kleinere Auskünfte kostenlos zur Verfügung. Hierbei sollte man sich aber ein Zeitbudget setzen, ansonsten verliert man sich schnell in einem Thema.
Fazit
Eine Kombination beider Varianten ist in den meisten Fällen am Sinnvollsten. Je nach ihren eigenen Fähigkeiten und nach Komplexität der Aufgabe lohnt sich wie Weitergabe an einen Spezialisten oder eben nicht. Man sollte sich also schon bei der Gründung überlegen, welche Aufgaben man selber erledigen will und kann. Diese Entscheidung sollte später regelmässig überprüft werden. Das Ziel ist abei immer, dass Administration, Recht und Steuern den Kern des Geschäftsablaufs unterstützen und nicht störend wirken.
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