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Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist für Schweizer Unternehmen grundsätzlich obligatorisch. Die gesetzlichen Grundlagen dazu sind komplex und hinterlassen bei den Arbeitgebern oft mehr Unsicherheit als Klarheit. Dieser Blog zeigt auf, wann die Arbeitszeit erfasst werden muss, welche Sanktionen dem Arbeitgeber bei einer mangelhaften oder fehlenden Arbeitszeiterfassung drohen und ob die Mitarbeitenden ein Auskunftsrecht bezüglich der Arbeitszeitunterlagen verfügen.

Regelung im Arbeitsgesetz

Das Arbeitsgesetz (ArG) gehört zum Arbeitsschutzrecht und ist nicht zu verwechseln mit dem Arbeitsvertragsrecht im Obligationenrecht (OR). Das Arbeitsgesetz regelt in erster Linie Bestimmungen über die Arbeits- und Ruhezeiten der Arbeitnehmenden.
 
Damit Vollzugs- und Aufsichtsorgane die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften gemäss Arbeitsgesetz überprüfen können, müssen Dokumentationen über Arbeitszeiten geführt werden.
 
Bereits im Januar 2016 trat die umstrittene Revision des Arbeitsgesetzes in Kraft. Kritisiert an der Revision wurde unter anderem, dass den Bedürfnissen einer modernen Dienstleistungsgesellschaft nicht entsprochen werde. Als Reaktion darauf wurde im März 2016 eine PARLAMENTARISCHE INITIATIVE eingereicht, die eine «Teilflexibilisierung des Arbeitsgesetzes und Erhalt bewährter Arbeitszeitmodelle» fordert. Die Initiative wird durch den Ständerat voraussichtlich in der Frühjahrsession 2021 behandelt.
 
Wie ist die Arbeitszeiterfassung jedoch aktuell geregelt?

Wer muss die Arbeitszeit erfassen und wie hat dies zu erfolgen?

Die Arbeitszeiterfassung liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers (Art. 46 ArG). Der Arbeitgeber alleine ist gegenüber den Behörden zur Führung von Unterlagen verpflichtet, deren Inhalt in Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) umschrieben ist.
 
Es müssen die folgenden Informationen erfasst werden:

  • Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit;
  • Ausgleichs- und Überarbeitszeit;
  • Gewährte wöchentliche Ruhe- oder Ersatzruhetage;
  • Pausen von einer halben Stunde und mehr.

Es muss für jeden Mitarbeitenden nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Bezüglich der Modalitäten der Arbeitszeiterfassung sind die Arbeitgeber frei. Letztere haben die Unterlagen jedoch während mindestens fünf Jahren aufzubewahren.
 
Die Pflicht des Arbeitgebers umfasst eine systematische, lückenlose Zeiterfassung. Diese Standardregel gilt für alle Arbeitgeber, bei denen die Voraussetzungen für die nachfolgend dargestellten Spezialregelungen (a und b) nicht erfüllt sind.

a) Verzicht auf Zeiterfassung

Auf die Arbeitszeiterfassung kann gemäss Art. 73a ArGV 1 nur dann verzichtet werden, wenn die folgenden Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:

  • Ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) sieht die Möglichkeit eines Verzichts vor;
  • Betroffene Arbeitnehmer verfügen über eine grosse Autonomie und setzen ihre Arbeitszeit mehrheitlich selber fest;
  • Betroffene Arbeitnehmer verfügen über ein Bruttojahreseinkommen von mehr als CHF 120’000.00, einschliesslich Boni;
  • Der Verzicht wird mit jedem betroffenen Arbeitnehmer individuell und schriftlich vereinbart.

Vorbehalten bleibt stets das jährliche Widerrufsrecht der Arbeitnehmenden.

b) Vereinfachte Zeiterfassung

Gemäss Art. 73b ArGV 1 ist für eine bestimmte Arbeitnehmergruppe eine sogenannte «vereinfachte Arbeitszeiterfassung» möglich.
 
Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung kommt für Arbeitnehmer in Frage, welche ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil, d.h. mindestens einen Viertel der Arbeitszeit, selbst festsetzen können. In diese Kategorie fallen Arbeitnehmer des mittleren Kaders oder mit Funktionen, aufgrund deren sie nicht unmittelbar in die Produktion oder Leistungserbringung des Betriebes eingespannt sind. Wer zum Beispiel während fixen Zeiten am Fliessband für den reibungslosen Betrieb der Maschinen zuständig ist, gehört nicht dazu. Eben so wenig Arbeitnehmende, welche während Blockzeiten von beispielsweise 08:00 bis 12:00 Uhr und von 13:00 bis 17:00 Uhr für den Empfang in einem Sekretariat verantwortlich sind.
 
Zudem muss die Arbeitnehmervertretung eines Betriebes oder einer Branche, oder wo eine solche fehlt, die Mehrheit der Arbeitnehmer eines Betriebes mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass die vereinfachte Zeiterfassung gilt.
 
In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch individuell zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart werden.
 
Sind die Voraussetzungen der vereinfachten Arbeitszeiterfassung erfüllt, muss einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit pro Arbeitnehmer erfasst werden. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind zusätzlich Anfang und Ende der Arbeitseinsätze zu dokumentieren.

Nicht dem Arbeitsgesetz unterstellt

Folgende Arbeitnehmer unterstehen nicht dem Arbeitsgesetz. Ihre Arbeitgeber sind folglich von der Pflicht der Arbeitszeiterfassung von vornherein befreit:

  • Handelsreisende im Sinne der Bundesgesetzgebung (bspw. gewisse Aussendienstmitarbeiter);
  • Personen geistlichen Standes, die im Dienste von Kirchen stehen (bspw. Pfarrer);
  • In der Schweiz wohnhaftes Personal öffentlicher Verwaltungen ausländischer Staaten oder internationaler Organisationen (bspw. Diplomaten);
  • Besetzung von schweizerischen Flugbetriebsunternehmungen (bspw. Cabin Crew Mitarbeitende)

Diese Aufzählung ist nicht abschliessend. Die Prüfung, ob gewisse Arbeitnehmende unter den persönlichen Geltungsbereich des Arbeitsgesetzes fallen, führt nicht immer zu klaren Ergebnissen. Zudem gibt es noch weitere Gesetze, welche spezielle Regeln für gewisse Berufe und Arbeitgeber vorsehen. Es lohnt sich deshalb, im Zweifel einen Experten zu konsultieren.

Was passiert bei nicht korrekter Arbeitszeiterfassung?

Stellen die Behörden eine Verletzung der Pflichten nach Art. 73 ArGV1 fest, wird dem Arbeitgeber eine angemessene Frist zu Behebung der festgestellten Mängel angesetzt. Bei Nichteinhaltung der Nachfrist erlässt die Behörde eine mit Strafandrohung verbundene Verfügung.
 
Ferner können dem Arbeitgeber (d.h. den mit der Geschäftsführung betrauten Personen) hohe Bussen auferlegt werden.

Haben Arbeitnehmende Anspruch auf Auskunft über Arbeitszeitunterlagen?

Noch nicht durch das Bundesgericht entschieden ist die Frage, ob der Arbeitnehmer Auskunft über die Arbeitszeitunterlagen des Arbeitgebers verlangen kann.
 
Für Arbeitnehmende wäre dies durchaus interessant, da es ihnen die Vorbereitung einer arbeitsrechtlichen Klage durch eine vorgängige Beweismittelbeschaffung vereinfachen würde.
 
Das Obergericht des Kantons Luzern hat im Jahr 2010 in diesem Zusammenhang allerdings Folgendes entschieden:

  • Die Dokumentationspflicht besteht nur gegenüber den Behörden, nicht aber gegenüber den Arbeitnehmenden;
  • Das allgemeine Auskunftsrecht von Art. 8 Datenschutzgesetz (DSG) bildet keine hinreichende Rechtsgrundlage für die Herausgabe der Arbeitszeitunterlagen. Ob den Arbeitszeitunterlagen überhaupt die Qualität von Personendaten im Sinne des DSG zukommt, liess das Obergericht offen.

Der Entscheid des Obergerichts des Kantons Luzern wurde teilweise stark kritisiert. Es bleibt abzuwarten, wie das Bundesgericht über diese Frage entscheiden wird.

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