Buchhaltungskosten sparen mit einem Spesenreglement
Das Mittagessen mit Geschäftspartnern, die beruflich nötig gewordene Übernachtung, die Fahrkosten öffentlicher Verkehrsmittel – allen Digitalisierungsbestrebungen zum Trotz begleiten uns Restaurantquittungen, Parktickets, Bahnbillette, Hotelrechnungen und andere Spesenbelege weiterhin in Papierform. Mittlerweile werden Spesen zwar vielerorts elektronisch erfasst, damit ist allerdings nur ein Teil des Problems gelöst. Denn die Originalbelege müssen aufbewahrt werden, so verlangt es die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV). Die Spesenvergütung bleibt somit ein arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess.
Ein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement kann diesen Prozess jedoch stark vereinfachen und zur administrativen Entlastung der Unternehmen beitragen. Dabei geht es vor allem darum, dass wiederkehrende Auslagen der Arbeitnehmer – zum Beispiel die Mittagsverpflegung von auswärtig arbeitenden Monteuren – nicht einzeln nachgewiesen, von der Buchhaltung geprüft und in den Lohnausweis übertragen werden müssen. Dies ist oft mit einem nicht unbedeutenden administrativen Aufwand des Arbeitgebers verbunden. Der Arbeitnehmer andererseits muss mit Nachprüfungen und allenfalls mit Aufrechnungen seitens der Steuerbehörden rechnen. Arbeitgeber können ihre in einem Reglement festgehaltene Spesenregelung von der örtlichen Steuerbehörde mit folgenden Wirkungen genehmigen lassen:
- Im Lohnausweis wird in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk „Spesenreglement durch Kanton X am (Datum) genehmigt“ angebracht.
- Bei effektiven Spesenvergütungen entfällt die Angabe des Betrages im Lohnausweis.
- Die im Spesenreglement festgehaltenen Spesenvergütungen werden steuerlich als Auslagenersatz anerkannt.
- Die Anerkennung durch die kantonale Behörde am Ort des Arbeitgebers gilt auch für die anderen Kantone.
- Der Verwendungsnachweis der Arbeitnehmer für die erhaltenen Pauschalvergütungen entfällt.
Das Aushandeln von Pauschalspesen ist ein weiterer Grund, weshalb sich Unternehmungen dazu entschliessen, ihre Spesenregelungen den Steuerbehörden zur Genehmigung zu unterbreiten. Ohne Genehmigung müssen die betroffenen Mitarbeiter nämlich damit rechnen, dass die ausbezahlten Pauschalspesen von den Steuerbehörden im Rahmen der individuellen Steuerveranlagung kritisch hinterfragt und meist als Lohnbestandteile aufgerechnet werden. Solche Aufrechnungen können vermieden werden, wenn die Spesenregelung der Unternehmung als Ganzes von der Steuerbehörde am Sitzkanton geprüft und genehmigt wird.
Die Steuerbehörden empfehlen für leitende Angestellte und Aussendienstmitarbeiter, denen im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit vermehrt Auslagen für Repräsentation sowie Akquisition und Pflege von Kundenbeziehungen entstehen, eine Pauschalspesenregelung in einem Zusatzspesenreglement festzuhalten. Gründe für diese Regelung sind, dass Belege für solche Repräsentations- und übrige Bagatellspesen schwierig zu beschaffen sind. Die Steuerbehörden akzeptieren daher aus Gründen der rationellen Abwicklung, dass diesem Personenkreis eine Pauschalentschädigung ausgerichtet wird.
Die Höhe dieser Pauschalentschädigung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Massgebend sind Faktoren wie die Salärhöhe, die repräsentativen Verpflichtungen, die nationale oder internationale Reisetätigkeit und die Branche. Als Orientierung mag dienen, dass Pauschalspesen 3,5 bis 4,5% des Zielsalärs nicht übersteigen sollten.
Die Steuerbehörden erachten das Genehmigen von Spesenreglementen als freiwillige Dienstleistung. Daher wird für die Genehmigung teilweise vorausgesetzt, dass der betreffende Arbeitgeber mindestens 10 spesenberechtigte Personen beschäftigt. Darüber hinaus wird zum Teil verlangt, dass ein (erster) Jahresabschluss vorliegt.
Die Juristen von Startups.ch stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um auch Ihrem Unternehmen diese Erleichterung zu verschaffen.