5 Strategien für ein effizientes Arbeiten ohne Stress

Schneller, weiter, besser: Unsere Zeit legt ein unaufhörliches Tempo vor. Hier kommen fünf Strategien, mit denen Sie effizientes Arbeiten in Ihren Alltag integrieren und Stress reduzieren können.

Strategie 1: Zeitmanagement optimieren

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine wichtige Präsentation vorbereiten, die eine umfangreiche Recherche und Ausarbeitung erfordert. Anstatt sich nun aber vor einem Berg an Aufgaben zu fürchten, teilen Sie sich Ihre To-dos in überschaubare Häppchen ein. Klingt einfach? Ist es auch.

Ziele nach SMART-Methode setzen

Die Abkürzung „SMART“ steht für fünf Kriterien, die Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele präzise und umsetzbar zu formulieren:

Spezifisch (Specific): Beschreiben Sie Ihr Ziel so konkret und genau wie möglich. Statt, „Präsentation erledigen“, könnte es lauten, „Bis Freitag alle Daten für die Präsentation sammeln und bis Montag erste Entwürfe erstellen.“.

Messbar (Measurable): Machen Sie sich klare Kennzahlen oder Indikatoren zu Nutze, um Ihre Fortschritte zu messen. Zum Beispiel könnten Sie sich eine Checkliste anlegen, die jede Teilaufgabe rund um Ihre Präsentation abdeckt und Ihnen mit jedem grünen Haken ein gutes Gefühl gibt.

Erreichbar (Achievable): Herausfordernd aber realistisch lautet die Devise! Berücksichtigen Sie immer Ihre Ressourcen, Fähigkeiten und Einschränkungen, wenn Sie sich Ziele setzen.

Relevant (Relevant): Sicherlich ist Ihnen nicht daran gelegen, eine Präsentation ohne Nutzen für sich oder Ihre Firma zu erstellen. Stellen Sie daher immer sicher, dass das Verfolgen Ihrer Ziele sinnvoll bleibt und einem höheren Zweck dient.

Terminiert (Time-bound): Setzen Sie sich eine klare Frist oder ein Datum, bis zu welchem Sie Ihr Ziel erreichen möchten. So bleiben Sie fokussiert und verhindern, dass To-dos auf unbestimmte Zeit verschoben werden.

Eisenhower-Matrix zur Priorisierung nutzen

Wer clever ist definiert Prioritäten. Dafür bietet sich beispielsweise die Eisenhower-Matrix an. Mit dieser einfachen Tabelle teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien ein. So können Sie sich auf die wirklich entscheidenden Aufgaben konzentrieren und unwichtige Tätigkeiten ad acta legen:

• dringend und wichtig
• dringend aber unwichtig
• wichtig aber nicht dringend
• nicht wichtig und nicht dringend

Strategie 2: Delegieren und Teamarbeit fördern

Gehören Sie auch zu den Menschen, die am liebsten alles selbst erledigen? Um es mit mehr Gelassenheit zu sagen: Schrauben Sie mal einen Gang zurück! Es ist keine Schande, um Hilfe zu bitten oder Aufgaben zu delegieren. Mehr noch! Wenn Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in Ihre Aufgaben mit einbeziehen, steigt überdies die Effizienz und die Motivation innerhalb Ihres Teams. Obendrein können Sie vorhandene Ressourcen besser nutzen und die individuellen Stärken Ihrer Teammitglieder fördern. Und so geht’s:

• Sorgen Sie für eine klare Kommunikation. Erklären Sie den Zweck der Aufgabe, deren Bedeutung für das Gesamtziel und die gewünschten Ergebnisse. Je besser Ihre Kolleginnen und Kollegen verstehen, warum sie eine Aufgabe übernehmen, desto engagierter werden sie sein.
• Wählen Sie die richtigen Aufgaben aus. Stellen Sie sicher, dass die Person, der Sie eine Aufgabe delegieren, über die erforderlichen Fähigkeiten und Ressourcen verfügt, um sie zu meistern.
• Schenken Sie Ihren Teammitgliedern Autonomie und vermeiden Sie unnötiges Mikromanagement. Damit zeigen Sie, dass Sie ihnen eigenverantwortliches Arbeiten zutrauen.
• Legen Sie klare Ziele und Kriterien für die erfolgreiche Ausführung fest. So wissen Ihre Kolleginnen und Kollegen genau, was von ihnen erwartet wird.
• Bieten Sie Unterstützung an und seien Sie bereit, Fragen zu beantworten. Regelmässiges Feedback stärkt zudem den Teamgeist und fördert die Motivation.
• Zeigen Sie Anerkennung in Form von Lob oder anderen Belohnungen für die Mithilfe Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Das stärkt das Selbstwertgefühl und die zukünftige Eigeninitiative jedes einzelnen.
• Akzeptieren Sie, dass Fehler passieren können. Wenn etwas schiefgeht, nutzen Sie dies als Gelegenheit für konstruktives Feedback und gemeinsames Lernen. Das Team sollte sich darauf konzentrieren, wie man in Zukunft besser zusammenarbeiten kann, anstatt Schuld zuzuweisen.
• Schaffen Sie eine Kultur der offenen Kommunikation, in der alle Beteiligten Bedenken, Fragen oder Vorschläge ansprechen können. Dies fördert das Vertrauen und trägt dazu bei, Missverständnisse frühzeitig zu klären.

Strategie 3: Pausen und Erholungsphasen einplanen

Regelmässige Pausen sind unverzichtbar für ein effizientes Arbeiten. Denn wenn Sie dauerhaft ohne Unterbrechung arbeiten, steigt der Stresspegel im Körper und Ihre Leistungsfähigkeit nimmt ab. Kurze Pausen helfen demnach sogar, länger auf einem hohen Produktivitätsniveau zu arbeiten. Obendrein fördern sie die Konzentration und unterstützen Ihr Hirn bei kreativen Denkprozessen.

Eine bewährte Methode, um regelmässige Pausen einzubauen, ist die Pomodoro-Technik: Sie arbeiten 25 Minuten konzentriert, gefolgt von einer 5-minütigen Pause.

Übrigens: Ruhepausen sind in der Schweiz im Arbeitszeitgesetz geregelt. Hier heisst es: „Die Arbeit ist durch Pausen von folgender Mindestdauer zu unterbrechen: a. eine Viertelstunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als fünfeinhalb Stunden; b. eine halbe Stunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als sieben Stunden; c. eine Stunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als neun Stunden.

Nach einem Arbeitstag ist eine Ruhepause von mindestens 11 Stunden gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet, dass zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten Arbeitstags mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen müssen.

Strategie 4: Technologie und Tools verwenden

Ablagefach durchforsten, E-Mails checken, Anfragen beantworten, Rundmails schreiben, Telefonate führen… Noch vor ein paar Jahren ging es an Büroarbeitsplätzen chaotisch zu. Doch seit das mobile Arbeiten in heimische Wohn- und Arbeitszimmer eingezogen ist, liegen moderne Tools zur Kommunikation und Aufgabenverteilung dauerhaft im Trend.

Kostenlose Chat-Apps und Organisationstools

Wer klug ist, nutzt kostenlose Chat-Apps und Organisationstools, um schnelle Abstimmungen zu treffen, Dateien zu versenden und Videokonferenzen zu führen. So wie diese hier:

Slack ist spezialisiert auf geschäftliche Bedürfnisse. Das Programm ermöglicht die Team-Organisation, Kommunikation und Integration mit Diensten wie Google Drive oder Dropbox.

Skype ist bekannt für Chat, Telefonie und Videoübertragungen inkl. Bildschirmfreigabe. Das Tool eignet sich ideal für kleinere Unternehmen.

Trello ist eine Organisations-Plattform, die Teamarbeit und Aufgabenmanagement erleichtert. Sie ist integrier- und kombinierbar mit anderen Diensten wie Slack oder Google Drive.

Microsoft Teams wurde als Bestandteil von Office 365 speziell für Unternehmen entwickelt. Es bietet Office-Produktintegration und Teamorganisation, inklusive Kalenderboard.

Jitsi ist ein kostenloser Open-Source-Videokonferenzdienst, der plattformübergreifend eine hohe Qualität und Datenschutz bietet. Auch Live-Streaming, Aufzeichnung und mehr sind mit dem Dienst möglich.

Effizientes Arbeiten dank künstlicher Intelligenz

Kein Grund zum Zusammenzucken! Denn anders als Sie jetzt vielleicht denken, ist das Arbeiten mit KI nicht schwer oder gar gefährlich – vorausgesetzt, man geht clever damit um und verlässt sich nicht blind auf die Technologie. Tatsächlich können KIs Ihnen den eigenen Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Sogenannte grosse Sprachmodelle wie etwa das kostenlos zugängliche Tool ChatGPT unterstützen Sie beim Texte erstellen und korrigieren, E-Mails formulieren, Ideen finden, Übersetzungen anstossen, Präsentationen strukturieren und vielen weiteren Tätigkeiten.

Der Schlüssel für ein effizientes Arbeiten und Stress zu reduzieren: gute Prompts – also Anweisungen, die Sie der KI geben, um die gewünschte Antwort zu bekommen. Neugierig? Im Blog gibt es einen ganzen Artikel inkl. Prompt-Beispiele zum Thema.

Zum Artikel über das Arbeiten mit KI

Tools und Services von FLYERALARM für effizientes Arbeiten

Die wohl beste Art und Weise Stress zu reduzieren? Nutzen Sie clevere Business-Lösungen und Services, die Ihren eigenen Arbeitsaufwand minimieren. Hier kommen einige Beispiele:

Werbemittel online gestalten

Flyer, T-Shirts, Tassen, Plakate, Banner, Postkarten oder andere Werbemittel online zu designen, ist wirklich simpel. Mit dem FLYERALARM Online Gestalten-Tool benötigen Sie keinerlei Vorkenntnisse oder grafisches Know-how. Ein bisschen Kreativität genügt, den Rest hält das intuitive Programm für Sie bereit. Konkret: über eine Million Designvorlagen, die nach Branchen sortiert sind, eine riesige Datenbank lizenzfreier Bilder, Upload-Funktion für eigene Fotos, Grafiken und Logos und vieles mehr. Es war noch nie so einfach, Ihr eigenes Werbematerial zu kreieren!

Mehr zum Online Gestalten-Tool

Designprofis beauftragen

Beim FLYERALARM Layout- und Design-Service brauchen Sie nichts weiter als ein Wunschprodukt aus dem Onlineshop und eine grobe Layout-Idee. Beschreiben Sie Ihre Vorstellungen so genau wie möglich und erfahrene Grafikerinnen und Grafiker gestalten Ihr Layout ganz nach Ihren Wünschen. Das Beste: Noch bevor die Design-Profis anfangen, bekommen Sie einen Kostenvoranschlag für die maximale Transparenz.

Mehr zum Layout- und Daten-Service

Strategie 5: Routinen und Gewohnheiten entwickeln

Vor allem im Home-Office fällt es vielen Menschen schwer, gesunde Routinen zu entwickeln und beizubehalten. Dabei sind Rituale wahres Superfood für unser Hirn! Denn wenn Sie sich bestimmte Tätigkeiten zur Gewohnheit machen, erfordern diese weniger Denkaufwand. Die daraus gewonnene Energie können Sie dann zur Bewältigung anderer Aufgaben nutzen.

Doch wie entwickelt man gesunde Gewohnheiten? Nun, zum Beispiel könnten Sie Ihren Tag mit einer kleinen Sporteinheit beginnen, um den Kreislauf in Schwung zu bringen. Im Anschluss erstellen Sie sich selbst eine kurze To-do-Liste, die Ihren Tag strukturiert und gehen erst dann zum ersten Kaffee oder Tee des Tages über.

Fazit: Strategisch vorgehen für effizientes Arbeiten

Durch gutes Zeitmanagement, klare Zielsetzung und Priorisierung, Teamarbeit, regelmässige Pausen und die Entwicklung von Routinen lässt sich Ihre Produktivität nachweislich steigern und ungesunder Stress abbauen. Nutzen Sie zudem clevere Tools und Dienstleistungen, um Ihren Arbeitsaufwand zu minimieren. Auch künstliche Intelligenz wie ChatGPT kann Sie bei verschiedenen Aufgaben unterstützen.

Zu guter Letzt: bleiben Sie gelassen. Selbst, wenn die Welt mal wieder kopfsteht.