Rappresentanza e diritto di firma all’interno dell’azienda
aggiornato il 31 ottobre 2012
Il diritto di rappresentanza rispettivamente di firma è regolato in maniera uguale per tutte le forme giuridiche.
Titolare/socio/amministratore/consiglio d’amministrazione
Fondamentalmente il titolare della ditta individuale, il socio di una società in nome collettivo, l’amministratore di una Sagl e il consiglio d’amministrazione di una SA rappresentano la relativa società. Questi hanno un’autorizzazione complessiva a rappresentare. Ciò significa che possono stipulare tutti i negozi che comporta lo scopo societario. Queste persone sono iscritte nel registro di commercio (RC).
Di regola succede però che per diversi motivi venga data pure ad altre persone la possibilità di rappresentare in maniera legalmente valida la società. Di principio si dovrebbe autorizzare la persona in questione unicamente per il singolo negozio che stipula; ciò permetterebbe un controllo più preciso ma allo stesso tempo più faticoso ed inefficiente. Perciò è possibile autorizzare persone supplementari a rappresentare in maniera generale l’impresa. Sono da distinguere i seguenti tipi di legittimazione a rappresentare:
Mandatario
Il mandatario gode di una procura relativamente ampia. Egli è legittimato a stipulare tutti gli atti che lo scopo dell’attività commerciale comprende e anche negozi non quotidiani (ad es. la contrazione di un credito o la conduzione di un processo giudiziario). Spesso il mandatario firma con l’aggiunta “p.p.” o “ppa.” (per procura). In questa modo la controparte riconosce la posizione del firmatario. Chi è in possesso di una procura è da iscrivere come mandatario nel registro di commercio. La procura può anche sussistere senza l’iscrizione al registro di commercio, quando ad es. il propietario tollera durante l’arco di molto tempo che i dipendenti firmino personalmente le offerte. I partner commerciali possono quindi partire dal presupposto che la persone in causa siano conformemente legittimate. Un’iscrizione nel registro di commercio aiuta però in ogni caso a fare chiarezza tra le parti. Questo tipo d’iscrizione può anche essere revocata in qualsiasi momento.
Procuratore commerciale
Il procuratore commerciale è solo legittimato a stipulare negozi che risultano dalla gestione abituale dell’impresa. Egli non è legittimato per negozi inusuali ma può solo eseguire atti quotidiani. L’entità del mandato e più ridotta rispetto alla procura. Il procuratore firma con l’aggiunta “i.r.” (in rappresentanza) e non viene iscritto al registro di commercio.
Limitazione della rappresentanza per mezzo della firma congiunta
L’entità del relativo potere di rappresentanza del titolare/delegato/consiglio d’amministrazione, mandatario e procuratore commerciale è già stata esposta in precedenza. Risulta quindi possibile limitare ulteriormente la rappresentanza attraverso una firma congiunta. Questo significa che la rispettiva persona (uguale se titolare/amministratore/consiglio d’amministrazione o mandatario o procuratore commerciale) non può firmare da sola in maniera legalmente valida. Spesso accade che la firma congiunta sia a due, ciò vuol dire che due persone aventi lo stesso grado di procura possono firmare insieme (ad es. due mandatari, ovvero procura collettiva). Possibile è però pure richiedere più firme, ad es. una procura congiunta a tre.
Un’ulteriore limitazione la si ottiene quando una persona avente potere di rappresentanza può firmare solo con una seconda persona specifica, per es. “firma congiunta a due insieme al presidente” (ciò significa che egli può firmare solo assieme al presidente del consiglio d’amministrazione) o “firma collettiva a due con un membro” (vuol dire che egli può firmare solo assieme ad un membro del consiglio d’amministrazione).
Sono perciò possibili diverse combinazioni. Al contempo bisogna sempre pensare a cosa succederebbe nel caso in cui una persona venisse inaspettatamente a mancare. Supponiamo che la Helios Finance GmbH abbia solo due soci i quali sono anche amministratori. Una firma congiunta a due sarebbe in questo caso una soluzione maldestra. Dovesse avere un socio un incidente e andare in coma o rimanere al posto di 3 giorni 3 settimane in vacanza dall’altra parte del mondo, allora la società rimarrebbe inattiva durante l’arco di tutto questo tempo, poiché non potrebbe stipulare negozi giuridicamente validi. Per evitare questo si può rinunciare ad una firma congiunta (firma singola) oppure conferirla ad un terzo (ad es. al fiduciario), che potrebbe subentrare in caso di necessità. Lo stesso vale nel caso in viene permessa una firma congiunta solo con una determinata persona, per es. il presidente del consiglio d’amministrazione. Se quest’ultimo venisse a mancare, la capacità di agire della società non sarebbe più garantita. In questo tipo di casi è richiesta sempre la massima prudenza.
Ulteriori limitazioni
È possibile effettuare ulteriori limitazioni interne della procura, per es. a determinati campi d’attività. Esempi sarebbero una procura per negozi del valore massimale di CHF 10’000 o una limitazione a contratti inerenti l’acquisto di materiale d’ufficio. Queste restrizioni valgono però nei confronti di terzi solo se questi ne sono informati. I partrner d’affari possono partire dal presupposto che questo mandatario possiede una procura senza ulteriori restrizioni, qualora qualcuno risulti iscritto nel registro di commercio come mandatario (come descritto sopra al punto B). Stipula questo mandatario un negozio sopra CHF 11’000, l’impresa viene obbligata correttamente per questo atto. Il procuratore può essere per questo motivo citato in giudizio internamente (nei casi più gravi è possibile ad es. una risoluzione del contratto di lavoro senza preavviso). Se si vuole ridurre questo rischio, bisogna rendere attenti i partner d’affari sulle restrizioni della procura sussistenti, nel migliore dei casi per iscritto.
