Pronti per la fiera in 6 settimane
Quando sentite la parola «fiera» pensate a mesi di progettazione con dispendio di tempo e di denaro? Allora dovete assolutamente continuare a leggere: questo articolo rivoluzionerà le vostre idee. Di seguito imparerete come realizzare la vostra esperienza fieristica perfetta in meno di due mesi.
Progettate, passo dopo passo, una presenza in fiera della quale i vostri partner e i vostri clienti parleranno ancora tra un anno. E non perché un sacco di cose sono andate male, bensì perché è stato un grande successo! Che siate un’azienda artigianale che intende essere presente presso una fiera regionale per i consumatori, o una media impresa che vuole esporre alla fiera leader nel proprio settore: seguite alcuni consigli base degli esperti e lasciatevi ispirare. In questo modo la vostra presenza in fiera sarà un successo garantito. E dunque, cominciamo!
I piani preliminari
Di che tipo di fiera si tratta? Fiere diverse si rivolgono a gruppi target diversi. Un primo aiuto per orientarsi viene dalle statistiche sui visitatori fornite dalle società organizzatrici degli eventi. A quanto ammonta il numero di visitatori e, di conseguenza, quello dei potenziali contatti rispetto ai costi dello stand? Questi dati, insieme a molte altre informazioni, sono disponibili presso l’Associazione dell’industria fieristica tedesca (AUMA). Attenzione: è consigliabile non rimandare troppo la propria iscrizione alla manifestazione, dal momento che molte fiere offrono sconti per registrazioni anticipate da nove a sei mesi prima dell’evento. Potrete poi avere più tempo da dedicare all’ideazione e alla progettazione della vostra presenza in fiera.
Oltre all’iscrizione, dovreste poi prenotare per tempo anche i pernottamenti in albergo e i biglietti per il treno o per l’aereo: anche qui c’è la possibilità di usufruire di sconti per prenotazioni anticipate. Dovreste inoltre provvedere a informare già i vostri migliori clienti e contatti commerciali sulla vostra prevista presenza fieristica. A questo fine potete inviare biglietti save-the-date, così che i vostri clienti VIP possano segnarsi l’appuntamento sul loro calendario.
6 settimane prima dell’inizio: ideazione e attività di comunicazione sulla fiera[
Trovare lo slogan per la fiera
Al più tardi un mese e mezzo prima della data della fiera, voi e il vostro team di progetto dovreste dedicarvi integralmente alla fase di progettazione. Il punto di partenza di ogni considerazione è costituto dallo slogan della vostra presenza, per così dire il filo rosso che attraversa tutto il materiale promozionale e che si riflette anche nell’ideazione del vostro stand fieristico. Si tratta della vostra più recente innovazione sui prodotti, del nuovo servizio di assistenza tutto compreso o di una nuova immagine imprenditoriale? Qualunque sia il vostro slogan, deve essere semplice, chiaro e unico, coinvolgere nello stesso modo testo e design grafico e costituire una convincente unità. Il copy-and-paste, la vaghezza e la confusione non attirano i contatti commerciali.
Avviare la comunicazione sulla fiera
Immaginate di essere presenti in fiera e che nessuno se ne accorga. Certo, prima o poi i visitatori scopriranno anche il vostro stand; ma ogni buona presenza in fiera necessita di adeguata pubblicità, e questa non arriva come regalo insperato, bensì necessita di una fase di preparazione coordinata. Un metodo sempre valido è quello di attivare i rappresentanti dei media. Emettete comunicati stampa oppure invitate i giornalisti a un colloquio sul posto. In tal modo, con un po’ di fortuna qualche articolo positivo sulla vostra azienda sarà pubblicato in una famosa rivista specialistica. Questo è anche il momento in cui spedire per posta le lettere di invito ai vostri migliori clienti e contatti commerciali, dal momento che a breve dovrete anche organizzare manifestazioni come i party presso la fiera, i business lunch e le tavole rotonde. A questo fine avete bisogno del numero fisso di partecipanti.
Un altro buon metodo per attirare l’attenzione sulla vostra presenza in fiera sono le campagne pubblicitarie online sui social media. Sulle piattaforme online utilizzate da milioni di persone come Facebook, Instagram ecc. potete promuovere la vostra partecipazione fieristica in modo mirato per i vostri gruppi target. Ciò è reso possibile dalla moderna procedura di targeting, ovvero il filtraggio di centinaia di migliaia di utenti in base a età, sesso, professione, stato familiare e reddito. La vostra pubblicità viene così mostrata effettivamente solo al vostro gruppo target. Ciò non solo è estremamente efficace e di successo sul breve termine, ma anche molto più conveniente rispetto alle comuni inserzioni pubblicitarie su giornali, riviste o radio.
Ideazione dello stand fieristico
La vostra intera presenza in fiera ruota attorno allo stand. A volte è minimalistico e compatto, altre invece invia un chiaro messaggio promozionale già grazie alle sue dimensioni appariscenti. Ma attenzione: uno stand grande che appare vuoto è meno invitante di uno stand fieristico di dimensioni ridotte in cui ogni singolo elemento è al proprio posto e la composizione generale tiene unite tutte le parti. Come vedete, l’ideazione del vostro stand fieristico è fondamentale: la regola principale è che i vantaggi per i visitatori devono avere la precedenza rispetto alla presentazione di voi stessi. Tutto quanto deve essere orientato alle esigenze degli ospiti in fiera: scritte, strutturazione, ristorazione. In altre parole: uno stand fieristico «fancy» dall’aspetto accattivante ma che non offre un’area tranquilla per colloqui di vendita più riservati è inutile. È poi indispensabile attenersi alle direttive degli organizzatori della fiera per quanto concerne dimensioni dello stand, sistema di alimentazione per acqua e corrente elettrica e misure di sicurezza. Al più tardi a questo punto è opportuno richiedere queste importanti informazioni alla società che organizza la fiera.
5 settimane prima dell’inizio: ordinare tecnica pubblicitaria di grande formato
I singoli componenti del vostro stand fieristico e gli altri elementi pubblicitari di grandi dimensioni vanno ordinati per tempo. Questo perché la stampa individuale richiede, per questi articoli, più tempo rispetto ai semplici volantini. Non siete obbligati a ricorrere a costosi servizi di spedizione o a società specializzate: al giorno d’oggi esistono alternative più rapide e più convenienti, ovvero i sistemi modulari mobili per fiere. I singoli elementi di questi ingegnosi sistemi modulari possono essere facilmente trasportati e ancor più facilmente montati, da una o due persone e senza usare attrezzi. I seguenti elementi fanno parte della dotazione standard.
Parete espositiva
Solamente con il giusto sfondo è possibile creare un perfetto palcoscenico. Le pareti espositive sono disponibili in numerose forme e dimensioni. È possibile fissarvi fari luminosi che assicurano un’illuminazione omogenea dello stand, laddove essi non siano già presenti come parte integrante della parete. E la cosa più importante è che le pareti espositive offrono spazio a sufficienza per il vostro logo e i vostri messaggi promozionali.
Roll up e display
Quando gli stand fieristici si susseguono l’un l’altro e l’attenzione da parte della vostra potenziale clientela va affievolendosi, sono questi gli elementi che forniscono la dose aggiuntiva di «wow». I roll up possono essere montati in modo flessibile presso il vostro stand, in modo che i visitatori li possano vedere già da lontano ed essere attratti come fossero guidati da una mano magica.
Bancone dello stand
Costituisce il punto di riferimento visuale del vostro stand, presso il quale si svolgono i colloqui di vendita e informativi, sono posizionati i volantini e altri strumenti promozionali ed è possibile appoggiare bevande e snack. Esiste una vasta gamma di banconi: con profili in alluminio, con vetrina, di forma arcuata, rotonda e persino illuminati. Scegliete un modello che sia adatto al vostro slogan in fiera e alla vostra immagine aziendale.
Altri mobili
Rendete il vostro stand un’oasi di benessere in mezzo alla confusione della fiera: a quel punto i buoni colloqui di vendita e le stipulazioni commerciali verranno da sé. È importante che siano disponibili posti in cui sedersi comodamente, ad esempio pouf o poltrone a sacco. Non serve un’installazione particolare: è sufficiente prenderli e collocarli. E non dimenticate il pavimento: con fondi in vinile personalizzati e appositi adesivi è possibile realizzare un ambiente piacevole.
4 settimane prima dell’inizio della fiera: ordinare articoli promozionali e outfit
Articoli promozionali e omaggi
A tutti quanti fa piacere ricevere regali: anche ai visitatori del vostro stand fieristico e ai potenziali clienti. Per questo motivo dovreste pensare per tempo alla scelta degli omaggi e degli articoli promozionali adatti; non si deve trattare di oggetti qualsiasi, ma possibilmente di piccoli articoli che possono essere utili al vostro gruppo target: ad esempio, righelli e metri a nastro per artigiani o pratici coprisella per gli appassionati sportivi alla fiera della bicicletta. Utilizzate questi preziosi omaggi promozionali come piccolo ringraziamento dopo un buon colloquio di vendita.
Oltre a ciò, dovreste tenere a disposizione una serie di utili gadget che potete collocare sui vostri banchi o tavoli, oppure consegnare ai clienti di passaggio. Generalmente si tratta di articoli che tutti quanti possono utilizzare: biro, borse, portachiavi o anche chiavette USB. Molto importante: qualunque cosa diate ai vostri clienti, il logo e il nome della vostra azienda debbono esservi stampati in modo ben visibile. Avete un Corporate Design? Perfetto, allora stampate anche gli oggetti promozionali con il vostro look aziendale. Perché questo è così importante? Perché volete che i vostri potenziali clienti si ricordino di voi anche dopo la fiera. Da questo punto di vista, gli articoli promozionali e gli omaggi non sono altro che piccoli promemoria che rammenteranno al pubblico della fiera la vostra eccezionale azienda.
Outfit in fiera
Stand fieristico, attrezzatura, articoli promozionali: tutto quanto nel look aziendale, e il vostro team no? Potete fare di meglio. Affinché l’aspetto generale appaia omogeneo, dovreste equipaggiare il vostro personale presso lo stand con un abbigliamento uniforme. Ciò non solo fornisce un effetto di professionalità, ma garantisce anche la percezione esterna positiva della vostra azienda. Magliette polo, T-shirt e camicie mostrano ai vostri visitatori presso lo stand chi sono i professionisti cui si possono rivolgere.
3 settimane prima dell’inizio della fiera: organizzare gli eventi sul posto
Lo stand fieristico e l’equipaggiamento sono a posto, il team è pronto e dotato di un equipaggiamento uniforme. La vostra comunicazione online e offline in merito alla fiera raggiunge il vostro gruppo target. Tutto a posto, giusto? Ora non vi resta che organizzare il cosiddetto party presso lo stand. Queste feste sono un vero e proprio classico presso ogni fiera che si rispetti. Non si tratta semplicemente di un momento trascorso in un’atmosfera piacevole, bensì anche di una piattaforma perfetta per fare rete, conoscere contatti commerciali e persino avviare stipulazioni contrattuali. Oltre a una buona pianificazione e organizzazione, avete bisogno di quanto segue:
Bevande e snack
Indispensabili per ogni party: bevande rinfrescanti e snack. Un buon prosecco frizzante e degli appetitosi stuzzichini favoriscono lo small talk presso il vostro stand. In tal modo scoprirete rapidamente quali sono le motivazioni dei vostri candidati per una collaborazione futura o della vostra clientela VIP. Un vantaggio aggiuntivo: anche drink e snack sono perfetti per la vostra pubblicità: basta apporre logo, nome e slogan accattivanti ed ecco pronte le vostre «bevande aziendali».
Ristorazione
Preparate tovaglioli, sottobicchieri per la birra, boccali e coperchi di cartone. Si tratta di piccoli oggetti che non dovrebbero mancare presso nessun bancone da bar o da bistrot, possibilmente stampati nel vostro corporate design.
2 settimane prima dell’inizio della fiera: ordinare materiale informativo e promozionale
Con almeno 14 giorni di anticipo dovreste aggiornare il vostro materiale informativo e promozionale: nuovi prodotti, nuove offerte, nuovo design. Importante: lo slogan della vostra azienda dovrebbe comparire su ogni volantino, opuscolo e pieghevole della vostra presentazione in fiera. E non sottovalutate l’effetto dei classici articoli stampati: gli opuscoli pubblicitari ben realizzati sono sempre sfogliati con attenzione dal pubblico interessato; i loro stimoli visuali e tattili sono assai superiori a quelli della pubblicità online e consolidano a vostro favore, spesso del tutto inconsapevolmente, le intenzioni di acquisto.
1 settimana prima dell’inizio della fiera: tampone per emergenze
È opportuno pianificare l’ultima settimana prima dell’inizio della fiera in funzione di tampone per eventuali necessità, affinché all’inizio della fiera tutto sia effettivamente pronto e in ordine. Per il resto, le giornate prima dell’inizio degli eventi sono dedicate al viaggio e alla costruzione e collaudo dello stand da parte degli organizzatori. Prendetevi il tempo per fornire istruzioni accurate sul posto al personale addetto allo stand.
