Di Startups.ch, 22 Febbraio 2019

Come si addebitano le spese ai clienti?

Le spese di viaggio, di vitto o alloggio possono essere addebitate al cliente in diversi modi. Di seguito vi mostriamo quali opzioni avete a disposizione.

Durante il lavoro spesso si sostengono spese di viaggio, vitto o alloggio. Tali costi rappresentano una componente necessaria al fine di garantire un determinato servizio e possono pertanto essere addebitati al cliente. A questo proposito esistono due alternative per addebitare le spese.

Addebito classico

Secondo questo primo metodo, nel momento in cui si presentano dei costi, essi sono a carico della vostra azienda. Successivamente tali spese vengono fatturate al cliente e, di norma, sono indicate separatamente.

È importante ricordare che anche le spese sono soggette all’IVA. Infatti, mediante l’imposta sul valore aggiunto, i contribuenti vengono tassati sulle prestazioni di servizi resi a titolo oneroso. Secondo l’Amministrazione federale delle contribuzioni, la tassa comprende anche il rimborso di tutte le spese di viaggio, vitto, alloggio, ecc., anche se sostenute all’estero.

Ciò significa che le spese devono essere addebitate anche sulla base dell’aliquota IVA applicabile al vostro servizio. Per la maggior parte dei servizi per cui le spese sono dovute, oggi si applica un’aliquota IVA del 7,7%, che deve poi essere aggiunta. Non importa quale aliquota IVA (7,7%, 2,5% o 3,7%) avete pagato per i beni o i servizi acquistati. L’art. 21 della Legge sull’IVA (LIVA) regola quali servizi sono invece esclusi dall’IVA. Se l’IVA non viene prelevata, non può essere detratta come imposta precedente, motivo per cui, nella maggior parte dei casi, la legge consente la dichiarazione volontaria.

Sta a voi decidere se aggiungere l’IVA all’importo netto (senza l’IVA da voi pagata) o all’importo lordo (compresa l’IVA da voi pagata), ma questo deve essere concordato in anticipo con il cliente per evitare malintesi.

Tuttavia, entrambe le varianti presentano vantaggi e svantaggi. Se addebitaste al vostro cliente l’importo netto, egli finirebbe per pagare di meno. Tuttavia, voi ne uscireste in pari, in quanto non godreste di alcun vantaggio finanziario per i costi amministrativi legati alle spese sostenute, come ad esempio la ricerca di alberghi o la prenotazione dei voli. Se invece addebitaste le entrate lorde (vale a dire includendo l’IVA da voi pagata), questo costerebbe di più ai vostri clienti, ma l’importo dell’IVA da voi pagato rappresenterebbe, per così dire, una remunerazione per i vostri costi amministrativi. Non va inoltre dimenticato lo strumento della deduzione dell’imposta precedente, attraverso il quale voi e il vostro cliente potete dedurre l’IVA dai costi.

Partite di giro

Mentre con il metodo precedente le spese venivano sostenute dall’azienda e in seguito fatturate al cliente con l’aggiunta dell’IVA, con il metodo delle partite di giro le spese vengono invece fatturate direttamente a nome del vostro cliente. Secondo l’art. 24 cpv. 6 lett. b della legge sull’IVA, le partite di giro sono gli importi che il contribuente riceve dal destinatario della prestazione (in questo caso il vostro cliente) a titolo di rimborso delle spese sostenute in nome e per conto di quest’ultimo. Tali spese, tuttavia, devono essere emesse a nome del cliente e indicate in una fattura separata. Nel migliore dei casi, per il conteggio delle partite di giro, viene creato un conto separato.

A differenza del metodo di addebito classico, alle partite di giro non viene aggiunta l’IVA. Le partite di giro non vengono nemmeno registrate come costi/ricavi di esercizio ai fini della determinazione degli utili, in quanto non danno luogo a variazioni del valore economico degli attivi dell’impresa. Ciò significa che tali spese non sono contabilizzate come costi e il rimborso non è contabilizzato come ricavo. Tuttavia queste spese vengono registrate nella contabilità del cliente, motivo per cui è importante che tutte le fatture e le ricevute gli siano inoltrate. Esempi noti di partite di giro sono i servizi forniti da fornitori di servizi esterni, le imposte pubbliche, le spese legali o i dazi doganali.

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