Avviare nel mondo digitale come giovane imprenditore

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La cassetta postale digitale

È proprio qui che entra in gioco la cassetta postale digitale. Perché lo sappiamo tutti: Un cambiamento efficace raramente avviene con un grande botto, ma soprattutto con piccoli ma consapevoli passi nella giusta direzione. Per questi passi è necessario innanzitutto l’impegno dei fondatori, che si affidano chiaramente a soluzioni intelligenti e automatizzate in modo che le risorse non vengano sprecate in lavori di routine che richiedono tempo, ma possano essere utilizzate per creare valore aziendale. Oltre ai fondatori, anche i dipendenti devono essere all’avanguardia per quanto riguarda la tecnologia e i processi intelligenti, perché facilitano il loro lavoro e perché amano avere il polso della situazione con strumenti innovativi. È utile mettere in pratica questi passaggi fin dall’inizio dell’attività imprenditoriale.

Semplificare la vita professionale

Ma andiamo più nello specifico e parliamo della cassetta postale digitale: Perché dovrebbe aiutarvi a semplificare la vostra vita professionale quotidiana? Perché la casella di posta digitale è all’inizio della catena di amministrazione. Tutte le informazioni elaborate successivamente finiscono nella cassetta delle lettere. Se partiamo da qui e strutturiamo queste informazioni in modo mirato, abbiamo tutti i dati pronti per le ulteriori attività che si presentano, ad esempio, in ambito HR o contabile.

La casella di posta digitale funziona con un reindirizzamento della posta che si attiva direttamente nel portale PEAX. La posta inviata all’indirizzo aziendale viene inoltrata a un centro di scansione, dove viene digitalizzata e resa disponibile nella casella di posta digitale. A seconda delle esigenze, è possibile includere nel reindirizzamento anche altre sedi e filiali.

Smistamento della posta e scansione

Nel centro di distribuzione, la posta viene smistata automaticamente e inviata a un centro di scansione certificato, dove viene scansionata in conformità alle norme sulla protezione dei dati e inserita nella cassetta postale digitale. Questo processo avviene senza ritardi il giorno della consegna. Ciò significa che la posta non deve essere raccolta, scansionata e inoltrata via e-mail, il che rappresenta un notevole sollievo, soprattutto in tempi di aumento degli uffici a domicilio.

Distribuzione digitale della posta

Una volta che la posta è arrivata nella cassetta delle lettere, è pronta per essere distribuita online alle persone responsabili. Tutte le persone hanno determinati ruoli e diritti e di conseguenza possono vedere ed elaborare solo ciò che è destinato a loro. I diritti possono essere assegnati in modo permanente o temporaneo, sia a dipendenti interni che esterni. Ad esempio, è possibile includere anche un revisore dei conti o un fiduciario, in modo che possano svolgere il loro lavoro completamente online e indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

La distribuzione digitale della posta non solo accorcia i canali di comunicazione e i tempi di elaborazione, ma fa anche risparmiare molta carta. La carta viene risparmiata soprattutto nel sistema di archiviazione, perché anche in formato digitale è a prova di revisione. La ricerca, il reperimento e la compilazione avvengono in breve tempo grazie a un sistema di tag multidimensionale e collegato in rete.

Cosa cambia da una cassetta postale fisica?

La differenza fondamentale tra una cassetta postale fisica e una digitale è la strutturazione dei dati, in quanto vengono utilizzati OCR (Optical Character Reading) e Data Capturing. Grazie a queste tecnologie, i (meta)dati possono essere riconosciuti, letti e classificati automaticamente. Ad esempio, una fattura viene riconosciuta direttamente come tale e i dati di pagamento vengono inseriti automaticamente. È quindi sensato pagare la bolletta direttamente nella cassetta della posta senza dover passare all’e-banking. Ciò avviene tramite conti commerciali direttamente collegati alla cassetta postale digitale e utilizzabili per i pagamenti in essa.

Un futuro della posta tutto digitale?

Naturalmente, in futuro la posta dovrebbe arrivare direttamente in formato digitale, senza passare per il centro di scansione. Questo non solo sarebbe molto più veloce, ma anche molto più sostenibile. Ma ci vorrà ancora un po’ di tempo, perché molte aziende inviano ancora la posta in forma cartacea e non tramite interfacce digitali. C’è quindi ancora del lavoro da fare in questo senso. Anche la casella di posta elettronica digitale può svilupparsi ulteriormente, la cosa più importante al momento sono sicuramente le interfacce con altri sistemi come i sistemi di contabilità, i sistemi di gestione dei documenti, le soluzioni ERP e di archiviazione, in modo che l’intero processo amministrativo diventi digitale. Conclusione: con la cassetta postale digitale, i fondatori evitano fin dall’inizio un sacco di scartoffie, processi noiosi e discontinuità dei media. Allo stesso tempo, la loro vita e il loro lavoro, almeno dal punto di vista amministrativo, diventano molto più semplici.

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