5 strategie per lavorare in modo efficiente senza stress

Più veloce, più lontano, più risultati: ci muoviamo a un ritmo incessante. Ecco cinque strategie che potete utilizzare per integrare il lavoro efficiente nella vostra vita quotidiana e ridurre lo stress.

Strategia 1: ottimizzare la gestione del tempo

Immaginate di dover preparare una presentazione importante che richiede ricerche ed elaborazioni approfondite. Invece di temere una montagna di compiti, suddividete le cose da fare in parti gestibili. Sembra semplice? E lo è in effetti.

Stabilire gli obiettivi utilizzando il metodo SMART

L’abbreviazione «SMART» rappresenta cinque criteri che vi aiutano a formulare i vostri obiettivi in modo preciso e realizzabile:

Specifico (Specific): descrivete il vostro obiettivo nel modo più concreto e preciso possibile. Invece di «Creare la presentazione», si potrebbe formulare «Raccogliere tutti i dati per la presentazione entro venerdì e creare le prime bozze entro lunedì».

Misurabile (Measurable): utilizzate cifre o indicatori chiave chiari per misurare i vostri progressi. Ad esempio, potreste creare una checklist che copra ogni sottoattività relativa alla vostra presentazione e che vi dia una buona sensazione ad ogni spunta verde che aggiungete.

Attuabile (Achievable): impegnativo ma realistico: è questo il motto! Considerate sempre le vostre risorse, capacità e limiti quando vi ponete degli obiettivi.

Rilevante (Relevant): sicuramente non siete interessati a creare una presentazione senza alcun beneficio per voi stessi o per la vostra azienda. Pertanto, assicuratevi sempre che il perseguimento dei vostri obiettivi sia significativo e serva a uno scopo più elevato.

Terminabile (Time-bound): fissate una scadenza o una data precisa entro la quale volete raggiungere il vostro obiettivo. In questo modo ci si concentra e si evita di rimandare all’infinito le cose da fare.

Utilizzare la matrice di Eisenhower per definire le priorità

Le persone intelligenti definiscono le priorità. A questo scopo si presta ad esempio la matrice di Eisenhower. Utilizzate questa semplice tabella per suddividere i vostri compiti in quattro categorie. In questo modo è possibile concentrarsi sui compiti veramente importanti e mettere da parte le attività non importanti:

• urgente e importante
• urgente ma non importante
• importante ma non urgente
• non importante e non urgente

Strategia 2: delegare e promuovere il lavoro di squadra

Siete tra coloro che preferiscono fare tutto da soli? Per dirla con più tranquillità: riducete la velocità! Non ci si deve vergognare di chiedere aiuto o di delegare compiti. E non solo! Se coinvolgete attivamente le collaboratrici e i collaboratori nei loro compiti, aumenterete anche l’efficienza e la motivazione del vostro team. Inoltre, è possibile utilizzare meglio le risorse esistenti e promuovere i punti di forza individuali dei membri del team. Ecco come funziona:

• Assicuratevi che vi sia una comunicazione chiara. Spiegate lo scopo del compito, la sua importanza per l’obiettivo generale e i risultati desiderati. Quanto più colleghe e colleghi capiscono il motivo per cui stanno assumendo un compito, tanto più si impegneranno.
• Selezionate i compiti giusti. Assicuratevi che la persona a cui delegate un compito abbia le competenze e le risorse necessarie per svolgerlo.
• Concedete autonomia ai membri del vostro team ed evitate un’inutile microgestione. Questo dimostra che vi fidate che possano lavorare in modo indipendente.
• Stabilite obiettivi e criteri chiari per un’esecuzione efficace. In questo modo, colleghe e colleghi sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro.
• Offrite supporto e siate pronti a rispondere alle domande. Un feedback regolare rafforza inoltre lo spirito di squadra e accresce la motivazione.
• Mostrate apprezzamento sotto forma di lodi o altre ricompense per l’aiuto di colleghe e colleghi. Questo rafforza l’autostima e l’iniziativa futura di ogni individuo.
• Accettate che si possono commettere errori. Se qualcosa va storto, sfruttate l’opportunità per un feedback costruttivo e un apprendimento condiviso. Il team dovrebbe concentrarsi su come lavorare meglio insieme in futuro, invece di attribuire le colpe.
• Create una cultura di comunicazione aperta in cui tutti i soggetti coinvolti possano sollevare dubbi, domande o suggerimenti. Ciò promuove la fiducia e aiuta a chiarire tempestivamente i malintesi.

Strategia 3: pianificare le pause e le fasi di recupero

Le pause regolari sono essenziali per lavorare in modo efficiente. Perché se si lavora continuamente senza interruzioni, il livello di stress nel corpo aumenta e le prestazioni diminuiscono. Le pause brevi ci aiutano persino a lavorare più a lungo a un livello elevato di produttività. Inoltre, favoriscono la concentrazione e supportano il cervello nei processi di pensiero creativo.

Un metodo collaudato per inserire pause regolari è la tecnica del pomodoro: lavorate con concentrazione per 25 minuti, poi fate una pausa di 5 minuti.

In più: in Svizzera, le pause di riposo sono regolate dalla legge sull’orario di lavoro, in cui si legge: «Il lavoro deve essere interrotto da pause della seguente durata minima: a. un quarto d’ora per un orario di lavoro giornaliero superiore a cinque ore e mezza; b. mezz’ora per un orario di lavoro giornaliero superiore a sette ore; c. un’ora per un orario di lavoro giornaliero superiore a nove ore.

Dopo una giornata di lavoro, la legge impone una pausa di riposo di almeno 11 ore. Ciò significa che devono trascorrere almeno 11 ore di riposo ininterrotto tra la fine di un giorno lavorativo e l’inizio del successivo.

Strategia 4: utilizzare tecnologia e strumenti

Rovistare negli scaffali, controllare le e-mail, rispondere alle richieste, scrivere e-mail circolari, fare telefonate… Solo pochi anni fa, i luoghi di lavoro in ufficio erano caotici. Ma da quando il lavoro mobile si è trasferito a casa e in ufficio, gli strumenti moderni per la comunicazione e la distribuzione dei compiti sono diventati una tendenza permanente.

App di chat e tool organizzativi gratuiti

Le persone astute utilizzano app di chat gratuite e tool organizzativi per coordinarsi rapidamente, inviare file e tenere videoconferenze. Come questi ad esempio:

Slack è specializzato in esigenze aziendali. Il programma consente l’organizzazione del team, la comunicazione e l’integrazione di servizi come Google Drive o Dropbox.

Skype è noto per la chat, la telefonia e le trasmissioni video, compresa la condivisione dello schermo. Il tool è ideale per le aziende più piccole.

Trello è una piattaforma organizzativa che facilita il lavoro di gruppo e la gestione dei compiti. Può essere integrato e combinato con altri servizi come Slack o Google Drive.

Microsoft Teams è stato sviluppato specificamente per le aziende come parte di Office 365. Offre l’integrazione dei prodotti Office e l’organizzazione del team, compreso il calendario.

Jitsi è un servizio gratuito di videoconferenza open source che offre alta qualità e protezione dei dati su tutte le piattaforme. Il servizio consente anche di effettuare streaming dal vivo, registrazioni e altro ancora.

Lavorare in modo efficiente grazie all’intelligenza artificiale

Non c’è bisogno di trasalire! Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, lavorare con l’IA non è difficile o addirittura pericoloso, a patto di usarla in modo intelligente e di non affidarsi ciecamente alla tecnologia. In effetti, le IA possono semplificare notevolmente il lavoro quotidiano. I cosiddetti modelli linguistici di grandi dimensioni, come il tool gratuito ChatGPT, vi supportano nella creazione e nella correzione di testi, nella formulazione di e-mail, nella ricerca di idee, nell’avvio di traduzioni, nella strutturazione di presentazioni e in molte altre attività.

La chiave per lavorare in modo efficiente e ridurre lo stress: buoni prompt, cioè istruzioni che si danno all’IA per ottenere la risposta desiderata.

Tool e servizi di FLYERALARM per lavorare in modo efficiente

Il modo migliore per ridurre lo stress? Utilizzate soluzioni e servizi aziendali intelligenti che riducano al minimo il vostro carico di lavoro. Ecco alcuni esempi:

Progettare materiale pubblicitario online

Progettare online volantini, magliette, tazze, poster, banner, cartoline o altro materiale pubblicitario è davvero semplice. Con il tool di progettazione online di FLYERALARM non è necessario avere alcuna conoscenza preliminare o esperienza di progettazione grafica. Basta un po’ di creatività, il programma intuitivo farà il resto. In particolare: oltre un milione di modelli di design ordinati per settore, un enorme database di immagini senza licenza, la funzione di caricamento di foto, grafica e logo personali e molto altro ancora. Creare il proprio materiale promozionale non è mai stato così facile!

Ulteriori informazioni sul tool di progettazione online

Incaricare professionisti della grafica

Con il servizio layout e grafica di FLYERALARM, tutto ciò che serve è un prodotto a scelta dal negozio online e un’idea approssimativa di impaginazione. Descrivete le vostre idee nel modo più preciso possibile e grafiche e grafici esperti progetteranno il vostro layout secondo i vostri desideri. La parte migliore: prima ancora che i grafici professionisti inizino, riceverete un preventivo di spesa per la massima trasparenza.

Ulteriori informazioni sul servizio layout e dati

Strategia 5: sviluppare routine e abitudini

Soprattutto quando si lavora da casa, molte persone hanno difficoltà a sviluppare e mantenere una sana routine. Eppure i rituali sono un vero e proprio superalimento per il nostro cervello! Perché se certe attività diventano un’abitudine, richiedono uno sforzo mentale minore. L’energia che ne deriva può essere utilizzata per affrontare altri compiti.

Ma come si fa a sviluppare abitudini sane? Ad esempio, potete iniziare la giornata con un po’ di esercizio fisico per stimolare la circolazione. Poi create un breve elenco di cose da fare per strutturare la giornata e passate al primo caffè o tè della giornata.

Conclusione: un approccio strategico per lavorare in modo efficiente

È dimostrato che una buona gestione del tempo, una chiara definizione degli obiettivi e delle priorità, il lavoro di squadra, le pause regolari e lo sviluppo di routine aumentano la produttività e riducono lo stress malsano. Inoltre, utilizzate tool e servizi intelligenti per ridurre al minimo il vostro carico di lavoro. Anche l’intelligenza artificiale, come ChatGPT, può aiutarvi a svolgere diversi compiti.

E per concludere: rimanete calmi. Anche quando il mondo è di nuovo sottosopra.