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Horaire flexible, excédent d’heures et heures supplémentaires, tout ce qu’il faut savoir

Durant ces dernières années, les modèles de travail flexibles n’ont cessé de prendre de l’ampleur. En effet, ces modèles sont très appréciés par les employé(e)s, car ils leur permettent d’organiser leur temps de travail de manière flexible. Un des modèles les plus répandus est l’horaire flexible. Toutefois, ce modèle soulève quelques questions juridiques, en particulier au sujet des heures supplémentaires.

Le but de cet article est de démontrer aux employeurs les risques courus avec l’horaire flexible. De plus, il a pour but de leur éviter d’être confrontés à une situation délicate lorsque la relation de travail se termine dans le cas où une demande de rétribution excessive serait demandée de la part de l’employé(e).

De quoi s’agit-il lorsqu’on parle d’heures supplémentaires ?

L’article 321c du Code des Obligations suisse définit les heures supplémentaires comme étant « des heures de travail plus nombreuses que ne le prévoit le contrat ou l’usage, un contrat-type de travail ou une convention collective » mais qui ne dépassent pas la durée maximale hebdomadaire de travail de 45 ou 50 heures. Lorsque cette limite est dépassée, on parle alors de travail ou de temps supplémentaire. Contrairement à la compensation des heures supplémentaires, la compensation du travail supplémentaire peut être abandonnée contractuellement par l’employeur.

L’employé(e) est tenu(e) d’exécuter des heures supplémentaires dans la mesure où les règles de la bonne foi permettent de le lui demander. Lorsque le travail supplémentaire effectué par l’employé(e) dépasse sa capacité, on soulève alors un cas irraisonnable. A noter que les heures supplémentaires doivent être ordonnées par l’employeur ou s’avérer nécessaires sur le plan opérationnel.

L’horaire flexible, qu’est-ce que c’est ?

L’horaire flexible est un modèle d’horaire de travail, dans lequel l’employé(e) peut, dans une certaine mesure, organiser lui-même son temps de travail. Comme l’horaire flexible n’est pas réglé légalement, il est important qu’il fasse objet d’un accord écrit. Il peut alors être inséré dans le contrat de travail ou dans le règlement de l’entreprise.

Bien que l’horaire flexible puisse aussi être organisé de manière à ce que le temps de travail résulte d’une combinaison d’heures fixes et flexibles, le principal avantage de ce modèle reste sa souplesse au niveau de la gestion du temps. Peu importe le modèle d’horaire flexible, à la fin du mois ou de la période de référence convenue contractuellement, l’employé(e) doit avoir effectué le temps de travail prévu. Un excédent ou un déficit d’heures peut également ressortir. On parle alors de solde positif ou négatif de l’horaire flexible.

Distinction entre l’excédent d’heures effectuées et les heures supplémentaires

Dans l’horaire flexible, l’excédent d’heures est, à l’exception des heures supplémentaires nécessaires, effectué de plein gré par l’employé(e) car il/elle pourra être compensé(e) ultérieurement par du temps libre. En revanche, les heures supplémentaires sont effectuées en raison d’une nécessité opérationnelle ou sur instruction de l’employeur. La distinction entre ces deux notions parait relativement claire au premier abord. Cependant, lorsque la relation de travail se termine, il arrive souvent que l’employeur et l’employé(e) soient en désaccord sur la qualification du travail effectué. La raison du désaccord réside dans le fait que les heures supplémentaires et l’excédent d’heures effectué dans le cadre de l’horaire flexible sont régis par différents droits légaux pour l’employé(e).

Compensation des heures supplémentaires et de l’excédent d’heures dans l’horaire flexible

Conformément à l’article 321c CO, les heures supplémentaires sont compensées soit par un congé d’une durée au moins égale ou alors, sauf convention contraire, par un salaire normal majoré d’au moins 25%.

En ce qui concerne l’horaire flexible, l’employé(e) est responsable d’atteindre le nombre d’heures convenues sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. De plus, il/elle est également responsable de réduire son solde positif d’heures, car, comme mentionné auparavant, l’excédent d’heures est compensé par des congés de même durée. L’employé(e) doit avoir équilibré son solde d’heures à la fin de la période de l’horaire flexible convenue et, en l’absence d’un tel accord, au plus tard à la fin de la relation de travail. Dans le cas contraire, le solde positif est généralement perdu sans compensation.

Compensation des heures supplémentaires dans le modèle de l’horaire flexible

Dans l’horaire flexible, les heures excédentaires ne sont pas considérées comme heures supplémentaires au sens de l’article 321c CO. Ainsi, si le solde d’heures n’est pas balancé à la fin de la période de l’horaire flexible, elles sont perdues sans compensation.

A cet égard, le Tribunal Fédéral indique que la compensation du solde positif de l’horaire flexible est exceptionnellement possible si une compensation par un congé n’est pas envisageable. Cela pourrait être le cas pour des besoins opérationnels ou des instructions de l’employeur dans le cadre de l’horaire flexible telles que l’obligation d’effectuer des plages horaires fixes. Dans ces cas-là, l’excédent d’heures effectué est considéré comme heures supplémentaires au sens de l’article 321c CO et doit donc être compensé par l’employeur.

La situation juridique reste la même dans le cas d’une résiliation sans préavis. Comme la relation de travail prend fin immédiatement, l’employé(e) ne peut réduire son solde positif en temps voulu. Par conséquent, les heures effectuées ne sont pas perdues et doivent être rétribuées par l’employeur.

Heures supplémentaires nécessaires dans l’horaire flexible

Bien que l’excédent d’heures ne soit pas considéré comme heures supplémentaires, cela n’exclut pas que l’employé(e) ait l’obligation d’en effectuer. En effet, si les heures supplémentaires s’avèrent nécessaires du point de vue opérationnel ou de la part de l’employeur, l’employé(e) est tenu(e) de les effectuer et est alors restreint(e) dans sa gestion du temps. En pratique, il est souvent difficile de différencier les heures supplémentaires nécessaires du solde positif d’heures constitué volontairement par l’employé(e). Pour faciliter la distinction entre ces deux situations, le critère suivant est utilisé : le travail effectué dans l’intérêt de l’employeur mais n’impliquant aucune urgence en termes de temps n’est pas considéré comme travail nécessaire c’est-à-dire comme heures supplémentaires.

De plus, les heures supplémentaires requises pour des raisons opérationnelles dans le cadre de l’horaire flexible sont considérées comme supplémentaires que s’il y a un excédent d’heures par rapport au solde « cible » à la fin de la période convenue. Par conséquent, l’employé(e) est libre de compenser les heures supplémentaires nécessaires dans le cadre de son compte d’heures flexibles avec du temps libre ou alors de laisser les heures supplémentaires inchangées puisque ces dernières vont être comptabilisées et compensées au sens de l’article 321c CO à la fin de la période de l’horaire flexible. Le fardeau de la preuve de l’existence des heures supplémentaires nécessaires sur le plan opérationnel incombe à l’employé(e).

En résumé

Il est important de différencier les heures supplémentaires du solde positif d’heures effectuées dans le modèle de travail flexible car elles entrainent des conséquences juridiques différentes. Les heures supplémentaires sont réglées dans l’article 321 CO et doivent être compensées soit par un congé d’une durée au moins égale ou, sauf convention contraire, par un salaire normal majoré. En revanche, le solde positif des heures effectuées dans le cadre d’un horaire flexible n’est compensé que dans peu de cas.

Afin de ne pas être confronté à une demande de rétribution excessive de la part de l’employé(e) lorsque la relation de travail prend fin dans le cas où il/elle n’a pas la possibilité d’équilibrer son solde d’heures, il est recommandé de procéder à un contrôle régulier des horaires des employé(e)s. De plus, l’accord contractuel et la mise en place d’un plafond d’équilibre peuvent s’avérer très utiles pour ne pas perdre le fil.

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