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Grâce au nombreux entretiens passés avec des entrepreneurs, nos juristes, agents fiduciaires et conseillers savent quels sont les problèmes qui vous préoccupent. Vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquentes sur notre blog.
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La représentation et le droit de signature

Le pouvoir de représentation et le droit de signature sont réglés, de manière générale, de la même manière pour toutes les formes juridiques.

représentation et droit de signature

A)Propriétaire/gérant/associé/membre du conseil d’administration

De base, les représentants d’une société simple, d’une société en nom collectif, d’une Sàrl et d’une SA sont respectivement le propriétaire, un associé, un gérant et un membre du conseil d’administration. Ils ont un pouvoir de représentant global, c.-à-d. qu’ils peuvent conclure tout accord qui soit dans le but de leur société. Ils doivent être inscrits au registre du commerce (RC).

Cependant, pour différentes raisons, la possibilité de représenter la société est généralement donnée à d’autres personnes au sein de la société. Pour être pragmatique, on devrait pouvoir donner à chaque personne qui doit conclure une opération l’autorisation correspondante. Il est néanmoins clair que ce serait très lourd et inefficace. C’est la raison pour laquelle il est possible de charger d’autres personnes pour représenter l’entreprise. Dans ce but, il existe les possibilités de représentations suivantes :

B) la procuration

La procuration procure un pouvoir relativement large. Le représentant peut représenter la société dans tous les actes qui sont dans le but de l’entreprise et peut également la représenter pour les actes qui ne s’effectuent pas tous les jours (par exemple acceptation d’un crédit ou conduite d’un procès). Généralement, afin que la partie adverse reconnaisse la position du signataire, le représentant signe avec l’ajout « p.p. » ou « ppa. » (per procura). La personne qui détient la procuration doit être inscrite au RC. La procuration peut cependant également être constituée sans inscription au RC, par exemple par la coutume ; si le propriétaire tolère que son employé effectue des opérations sur une longue période. Dans ce cas, l’autre partie concluante peut prendre en compte que l’employé en question est détenteur d’une procuration. L’inscription au RC permet ainsi de clarifier la situation. L’inscription peut également être révoquée à tout moment.

C) Le fondé de pouvoir

Le fondé de pouvoir ne peut, lui, conclure des actes que dans les domaines qui découlent directement des opérations habituelles. Il n’a pas le pouvoir de représentation pour ce qui sort du « tous les jours ». L’étendue de la représentation est donc plus restreinte que celle d’une procuration. Le fondé de pouvoir signe avec l’ajout « p.pon. »  et doit être inscrit au RC.

Limitation de la représentation par signature collective

L’étendue de chacune de ces manières de représentation peut être limitée grâce à une signature collective. Ceci signifie que chaque personne (qu’il s’agisse du propriétaire/gérant/membre du CA, représentant ou encore fondé de pouvoir) ne peut plus signer d’acte seul. De manière générale, la signature collective s’effectue à deux, c.-à-d. que deux personnes avec le même niveau de représentation peuvent signifier ensemble (par exemple deux fondés de pouvoir, etc.). Des signatures supplémentaires peuvent également être ajoutées, par exemple une signature collective à trois.

Une limitation supplémentaire peut être créée par le fait de permettre quelqu’un de signer, en le limitant pourtant à devoir signer avec un autre personne définie (par exemple signature collective à deux avec le président du conseil d’administration », ce qui permet à cette personne de signer des actes uniquement en présence et avec la signature du président du conseil d’administration).

Beaucoup de combinaisons sont ainsi possibles. À celles-ci, il faut toujours se demander ce qui arriverait si une de ces personnes venait à partir de manière inattendue. Prenons par exemple la société Helios Finance Sàrl, laquelle a deux gérants. Créer une signature collective à deux serait dans ce cas une bien mauvaise idée. Si une de ces personnes devait avoir un accident, tomber dans le coma ou encore rester en vacances un peu trop longtemps, la société ne serait pendant ce temps plus capable d’agir, étant donné qu’elle ne pourrait plus signer d’actes. Afin de pouvoir limiter ce risque, on peut renoncer à la signature collective à deux ou encore fournir la signature collective à une personne tierce (par exemple un fiduciaire), personne qui serait à disposition le jour opportun. Le même problème pourrait se présenter si l’on donne la signature collective avec une personne bien définie. Si cette personne venait à s’évaporer, la société serait alors en danger.

Autres limitations

Il est possible de limiter la représentation elle-même, par exemple à un domaine bien précis ou encore à une somme maximal (CHF 10’000 ou autre). Ces limitations n’ont un effet vis-à-vis d’un tiers que dans l’hypothèse qu’ils soient au courant. Si un employé est enregistré avec une procuration, vos partenaires pourront de bonnes fois considérer que la procuration n’est pas limitée (voir B en haut). Si le représentant conclut un acte d’une valeur de CHF 11’000, la société sera tenue de manière légale à suivre ce contrat. La société pourra cependant poursuivre le représentant à l’interne. Si l’on veut limiter ce risque, il suffit de communiquer ces limitations à nos partenaires, par exemple par écrit.

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25 commentaires à propos de “La représentation et le droit de signature

  1. J’ai une question, en fait, un cas précis… j’ai des courriers, dont un licenciement signé uniquement par une personne alors qu’au RC la signature collective a deux est obligatoire pour tous les membres… quelles sont les conséquences?

    • Cher Alexandre, il faut savoir que, sauf mention expresse dans le contrat de travail, il n’y pas de forme obligatoire pour un licenciement. Ce dernier peut en effet être effectué par oral ou par écrit.

      Un licenciement peut aussi être notifié par une personne ayant des « pouvoirs internes reconnus » et être ratifié par la suite par la société/employeur, représentée dans votre cas par deux membres bénéficiant de la signature collective.

      Ainsi deux options seraient envisageables :

      1. Le licenciement a été effectué oralement par la société-employeur et confirmé par écrit par le membre en question, le congé est ainsi valable;

      2. Si ce n’est pas le cas l’employé congédié peut exiger que la société/employeur ratifie le congé donné par le membre en question et dans cette hypothèse :

      A) Si la société/employeur (représentée dans votre cas par deux membre ayant la signature collective) ratifie ce congé, ce dernier est valable.

      B) A défaut de ratification dans le délai imparti, le premier licenciement pourrait ne pas être valable, voire même être nul, mais un nouveau licenciement pourra être notifié par la suite par la société/employeur. Ceci pourrait avoir des conséquences sur le délai de congé et la fin du contrat de travail.

  2. Bonjour,

    je compte ouvrir une societe à responsabilité limité à 2 associés avec mon mari avec nos 2 signatures obligatoires, je voudrais savoir le danger dans ce cas et l’avantage aussi et aussi savoir en cas de decé d’une des 2 personnes qu’est ce qui se passe.

    Merci d’avance

    • Bonjour Sara,
      En règle générale, il faut qu’au moins un des représentants de la société (pouvoir de signature) soit domicilié en suisse. Si l’un des associés décède, l’autre associés devra transformer sa signature collective à deux en signature individuelle ou trouver un nouvel associé (et conserver une signature collective à deux) afin que la société puisse être représentée.
      En esperant que ces indications vous seront utiles, nous vous souhaitons Sara, une excellente journée.
      L’équipe startups.ch

      • J’aimerais faire la même chose mais avec une SA. En cas de décès du conjoint est-ce que votre réponse est aussi valable pour cette forme juridique ? En outre, est-ce qu’il est important que je garde une majorité d’action afin d’être sûr qu’en cas de litige ou divorce je puisse garder la mainmise sur la société ? Et si je crée la SA avec ma seule signature individuelle et je décède, est-ce que c’est mon mari qui aura le droit de décider ce que devient la société ou une autre instance ? Merci d’avance pour vos réponses.

        • Bonjour Laurence
          Nous vous remercions pour votre message et pour l’intérêt que vous portez à notre société Startups.ch. Une réponse complète et sûre à votre question nécessiterait une recherche plus approfondie.
          Nous vous conseillons de directement contacter un de nos avocats. Ils pourront vous donner plus d’informations concernant votre demande.

          Nous vous souhaitons une excellente journée
          Salutations
          STARTUPS.CH

  3. Merci pour votre blogue très informatif. J’aimerai vous poser une question:

    une personne inscrite en tant qu’administrateur au RC,ou il est écrit qu’il n’a aucun pouvoir de signature quelqu’il soit, fait un accord avec un tiers.

    Ce tier croit de bonne foi croit que l’administrateur en question a un droit de signature.

    Dans ce cas là, est ce que la compagnie du dit administrateur sera lié à l’accord?

    • Bonjour Nico,
      Merci pour votre commentaire.
      Une réponse définitive et sûre à votre question nécessiterait une recherche plus approfondie. Cependant selon la logique légale la situation devrait être la suivante; si le tiers croit vraiment que l’administrateur à un droit de signature (par exemple du fait de l’existence d’un document, comme une procuration), la société devrait être logiquement liée mais si elle subit un dommage elle devrait pouvoir se retourner contre administrateur (qui a amusement laisser croire u’il pouvait representer la société). Néanmoins la réponse dépendra de chaque cas. Si vous désiré un conseil personnalisé et définitif sur la question il convient de confirmer ceci auprès d’un juriste ou d’un avocat.
      En espérant que ces indications vous seront utiles, nous vous souhaitons une excellente journée.
      L’équipe startups.ch

  4. Bonjour,

    en tant que directeur technique dans une SA, et n’étant pas enregistré au registre du commerce, j’aurais voulu savoir quelles sont mes droits de signature pour signer des NDA, contrats de collaboration, etc. Est-ce que de signer quand même en tant que responsable de l’activité à quand même un certain poids légal, ou dois-je demander au minimum une procuration pour signature, ou quelles seraient vos recommandations si la société ne souhaite pas change le RC?

    Merci d’avance pour votre retour

    • Bonjour Julien,
      Sans droit de signature enregistré au registre du commerce vous ne disposé pas de pouvoir. Pour remédié à cela vous pouvez modifier le registre du commerce ou, si la société ne souhaite pas modifier le RC, vous pouvez demander une procuration.
      En espérant que ces indications vous seront utiles, nous vous souhaitons une excellente journée.
      L’équipe startups.ch

  5. Bonjour,

    Si je comprends bien, dans le cas d’une signature collective à deux, avec comme exemple la signature d’un contrat de leasing pour un véhicule d’entreprise, il est obligatoire d’avoir les deux signatures?

    Merci d’avance de votre aide.

    • Bonjour,
      Merci pour votre commentaire.
      En effet, dans le cas d’un contrat de leasing les deux signatures seront obligatoires.
      N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide pour créer votre entreprise.
      Nous vous souhaitons une excellente continuation.
      L’équipe startups.ch

  6. Bonjour;
    Je loue pour usage d’habitation à une société depuis 7 ans.
    Sur le contrat il est indiqué que je loue à la société X représentée par son DG.
    Cependant, j’ai recu il y a deux semaines une lettre de résiliation signé par leur directeur administratif sans mention de procuration ni cachée de l’entreprise, juste sa signature. Est-il habiliter à signer la résiliation du contrat n’étant pas celui qui a signé le contrat de bail initialement et sans mention de procuration et avec le fait que sur le contrat il y a société représentée par son DG et non son Directeur administratif.
    Je voudrais savoir si cette lettre peut être contestée.

    • Bonjour,
      Tout d’abord, nous vous prions de bien vouloir excuser cette réponse très tardive. Nous vous remercions pour votre message et pour l’intérêt que vous portez à notre société Startups.ch. Si vous n’avez entre temps toujours pas trouvé des solutions à votre problème, nous vous invitons à prendre directement contact avec un de nos juristes. Ils pourront vous donner plus amples informations.
      Nous avons un bureau à Lausanne et à Genève. Nous vous prions de prendre contact par e-mail ou par téléphone:

      STARTUPS.CH Genf
      Avenue Industrielle 4-6
      CH – 1227 Carouge
      +41 (0) 22 735 96 66
      geneve@startups.ch

      STARTUPS.CH Lausanne
      Voie du Chariot 3
      CH – 1003 Lausanne
      +41 (0) 21 560 56 32
      lausanne@startups.ch

      Cordialement
      STARTUPS.CH

  7. Bonjour, mon commentaire arrive un peu tard, mais j’ai un grand problème avec cette signature..au fait, je travaillais dans une société et j’avais le pouvoir des signatures sur le procés verbal de la société et non sur le RC, la societé etant une SARL a associé unique qui est aussi le gérant…J’ai quité la société avec un reçu de solde de tout compte de cela il y a plus d’une année..Durant la période où je travaillais j’ai contracté un crédit au près d’un organisme de crédit pour l’achat d’un véhicule pour la société. Dans la foulée j’ai signé un papier qui me met en caution de cet emprunt dans le cas où la société ne paierait pas ses traites (je ne l’avais pas vu..c’était écris en tout petit). Entre temps, j’ai quitté la boite..un jour, la société de crédit m’appelle parce que la société avec laquelle je travaillais ne paient plus depuis trois mois et ils n’arrivent pas à les joindre. Question, est ce que je suis dans l’obligation d’honorer cet emprunt sachant que j’ai quitté cette boite ?? Est ce que le fait que la société a déposé un autre procès verbal m’excluant des décisions a un impacte ??..comment je peux me défendre ?

    • Bonjour,
      Tout d’abord, nous vous prions de bien vouloir excuser cette réponse très tardive. Nous vous remercions pour votre message et pour l’intérêt que vous portez à notre société Startups.ch. Si vous n’avez entre temps toujours pas trouvé des solutions à votre problème, nous vous invitons à prendre directement contact avec un de nos juristes. Ils pourront vous donner plus amples informations.
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      Cordialement
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  8. Bonjour,
    Il y a 2 ans je me suis retirée en tant qu’administratrice d’une SA mais j’ai gardé la signature individuelle. Quelles sont encore mes responsabilités dans cette entreprise en cas de faillite ce celle-ci?
    D’avance je vous remercie de votre aide qui est urgente.
    Meilleures salutations.

    • Bonjour,
      Tout d’abord, nous vous prions de bien vouloir excuser cette réponse tardive. Nous vous remercions pour votre message et pour l’intérêt que vous portez à notre société Startups.ch. Si vous n’avez entre temps toujours pas trouvé des solutions à votre problème, nous vous invitons à prendre directement contact avec un de nos juristes. Ils pourront vous donner plus amples informations.
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      Cordialement
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  9. Bonjour,

    Dans une société SA, un administrateur ayant une signature collective, a signé un placement douteux seul, et de plus il a fait le transfert des fonds. Ces 2 opérations ont été faite sans informations l’autre partie de la signature collective.
    La société est maintenant en difficulté de trésorerie.

    Comment s’appelle en droit pénal la ou les fautes commises?
    Nous voulons lui demander de rapatrieriez fonds ou un remboursement, es-ce légal et sur quelle base du droit suisse?

    • Bonjour,
      Tout d’abord, nous vous prions de bien vouloir excuser cette réponse tardive. Nous vous remercions pour votre message et pour l’intérêt que vous portez à notre société Startups.ch. Si vous n’avez entre temps toujours pas trouvé des solutions à votre problème, nous vous invitons à prendre directement contact avec un de nos juristes. Ils pourront vous donner plus amples informations.
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      Cordialement
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  10. Bonjour,

    J’ai un contrat de travail signé par la femme de mon employeur. Elle n’a pas de procuration réelle auprès du registre du commerce. Je me retrouve licenciée pour raisons economiques avec un delai d’un mois alors que mon contrat stipule 3 mois de delais. Mon employeur m’affirme qu’au vu de la situation le contrat n’est pas valable et le code des obligations est applicable. Que dois-je faire ? Merci beaucoup

    • Bonjour Maryline,
      Tout d’abord, nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour cette réponse tardive. Nous espèrons qu’entre temps vous avez pu trouver une solution à votre problème. Si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de prendre un rendez-vous avec un de nos avocats. Ils pourront vous donner plus d’informations concernant votre demande.

      Salutations
      STARTUPS.CH

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