5 stratégies pour travailler efficacement sans stress

Plus vite, plus loin, plus efficace: le rythme de travail que nous impose notre époque ne cesse de s’intensifier. Voici cinq stratégies qui vous permettront d’intégrer un travail efficace à votre quotidien et de réduire le stress.

Stratégie 1: optimiser la gestion du temps

Imaginez que vous devez préparer une présentation importante qui nécessite un vaste travail de recherche et de rédaction. Plutôt que d’affronter une montagne de tâches, divisez vos tâches en petites parties faciles à gérer. Cela paraît simple? Eh bien c’est le cas.

Se fixer des objectifs selon la méthode SMART

L’abréviation «SMART» désigne cinq critères qui vous aident à formuler vos objectifs de manière précise et réalisable:

Spécifique (Specific): décrivez votre objectif de manière aussi concrète et précise que possible. Au lieu de noter «Préparer la présentation», vous pourriez le formuler ainsi: «Rassembler toutes les données pour la présentation d’ici vendredi et faire les premières ébauches d’ici lundi.»

Mesurable (Measurable): utilisez des chiffres clés ou des indicateurs clairs pour mesurer vos progrès. Par exemple, vous pourriez créer une check-list qui comprend chaque composante de votre présentation et qui vous donne le sentiment d’avancer à chaque fois que vous cochez une case en vert.

Atteignable (Achievable): difficile mais réaliste, tel est le mot d’ordre! Prenez toujours en compte vos ressources, vos capacités et vos limites lorsque vous vous fixez des objectifs.

Pertinent (Relevant): Vous n’avez certainement pas envie de réaliser une présentation inutile pour vous ou votre entreprise. Veillez donc toujours à ce que la poursuite de vos objectifs reste utile et serve un but plus important.

Programmé (Time-bound): Fixez-vous un délai ou une date précise pour atteindre votre objectif. Cela vous permet de rester concentré et vous évitez de reporter indéfiniment les tâches à effectuer.

Utiliser la matrice d’Eisenhower pour établir des priorités

Il est avisé de définir des priorités. La matrice d’Eisenhower, par exemple, est un bon moyen d’y parvenir. Ce tableau simple vous permet de répartir vos tâches en quatre catégories. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les tâches vraiment décisives et mettre de côté les activités non essentielles:

• urgent et important
• urgent mais sans importance
• important mais pas urgent
• pas important et pas urgent

Stratégie 2: déléguer et encourager le travail d’équipe

Faites-vous aussi partie de ceux qui préfèrent tout faire eux-mêmes? Disons les choses comme elles sont: ralentissez la cadence! Il n’y a pas de honte à demander de l’aide ou à déléguer des tâches. Bien au contraire! En impliquant activement vos collaborateurs dans vos tâches, vous augmentez l’efficacité et la motivation de votre équipe. En outre, vous pouvez mieux utiliser les ressources existantes et promouvoir les forces individuelles des membres de votre équipe. Et voilà comment ça marche:

• Veillez à la clarté de la communication. Expliquez le but de la tâche, son importance par rapport à l’objectif global et les résultats souhaités. Plus vos collègues comprennent pourquoi ils acceptent une tâche, plus ils seront engagés.
• Choisissez les bonnes tâches. Assurez-vous que la personne à qui vous déléguez une tâche dispose des compétences et des ressources nécessaires pour la mener à bien.
• Accordez de l’autonomie aux membres de votre équipe et évitez toute microgestion inutile. Vous montrez ainsi que vous les croyez capables de travailler de manière autonome.
• Définissez des objectifs et des critères clairs pour une exécution réussie. Vos collègues sauront ainsi exactement ce que vous attendez d’eux.
• Proposez votre soutien et soyez prêt à répondre aux questions. Un feed-back régulier renforce en outre l’esprit d’équipe et stimule la motivation.
• Montrez-vous reconnaissant sous forme d’éloges ou d’autres récompenses pour l’aide apportée par vos collègues. Cela renforce l’estime de soi et l’esprit d’initiative de chacun.
• Acceptez que des erreurs puissent se produire. Si quelque chose ne va pas, profitez-en pour donner un feed-back constructif puis en tirer des enseignements communs. Les membres de l’équipe devraient se concentrer sur la manière de mieux travailler ensemble à l’avenir au lieu de se rejeter la faute.
• Créez une culture de communication ouverte dans laquelle toutes les parties prenantes peuvent évoquer leurs préoccupations, poser des questions ou faire des propositions. Cela favorise la confiance et contribue à clarifier les malentendus à un stade précoce.

Stratégie 3: prévoir des pauses et des phases de récupération

Des pauses régulières sont indispensables pour travailler efficacement. En effet, si vous travaillez en permanence sans vous arrêter, le niveau de stress augmente dans votre corps et vos performances diminuent. Les courtes pauses aident même à travailler plus longtemps à un niveau de productivité élevé. De plus, elles favorisent la concentration et aident votre cerveau lors du processus de réflexion créative.

Une méthode éprouvée pour intégrer des pauses régulières est la technique Pomodoro: vous travaillez pendant 25 minutes en vous concentrant, puis faites une pause de 5 minutes.

D’ailleurs, en Suisse, les pauses sont régies par la loi sur le temps de travail. En d’autres termes: «Le travail doit être interrompu par des pauses de la durée minimale suivante: a. un quart d’heure si le temps de travail quotidien est supérieur à cinq heures et demie; b. une demi-heure si le temps de travail quotidien est supérieur à sept heures; c. une heure si le temps de travail quotidien est supérieur à neuf heures.»

Après une journée de travail, la loi prévoit une pause d’au moins 11 heures. Cela signifie qu’il doit y avoir au moins 11 heures de repos ininterrompu entre la fin d’un jour de travail et le début du jour de travail suivant.

Stratégie 4: utiliser la technologie et les outils

Consulter les dossiers papier, lire les e-mails, répondre aux questions, rédiger des e-mails groupés, passer des appels téléphoniques… Il y a quelques années encore, le travail au bureau était chaotique. Mais depuis que le travail mobile a fait son entrée dans les foyers et les bureaux, les outils modernes de communication et de répartition des tâches sont durablement à la mode.

Applications de chat et outils d’organisation gratuits

Les personnes avisées utilisent des applications de chat et des outils d’organisation gratuits pour procéder à des votes rapides, envoyer des fichiers et organiser des visioconférences. En voici quelques-uns:

Slack est spécialement conçu pour les besoins professionnels. Il améliore l’organisation de l’équipe, la communication et l’intégration avec des services comme Google Drive ou Dropbox.

Skype est connu pour le chat, la téléphonie et les appels vidéo, y compris le partage d’écran. Cet outil est idéal pour les petites entreprises.

Trello est une plateforme d’organisation qui facilite le travail d’équipe et la gestion des tâches. Elle peut être intégrée et combinée avec d’autres services comme Slack ou Google Drive.

Microsoft Teams a été spécialement conçu pour les entreprises en tant que partie intégrante d’Office 365. Il offre une intégration des produits Office et une organisation d’équipe, y compris un tableau de calendrier.

Jitsi est un service de visioconférence gratuit et open source qui offre un niveau élevé de qualité et de protection des données sur toutes les plateformes. Le service permet également le streaming en direct, l’enregistrement et bien plus encore.

Travailler efficacement grâce à l’intelligence artificielle

Pas d’inquiétude! Contrairement à ce que vous pensez peut-être, travailler avec l’IA n’est pas difficile ni même dangereux – à condition de l’utiliser intelligemment et de ne pas se fier aveuglément à la technologie. En fait, les IA peuvent considérablement faciliter votre propre travail au quotidien. Les grands modèles linguistiques, comme l’outil ChatGPT accessible gratuitement, vous aident à rédiger et à corriger des textes, à formuler des e-mails, à trouver des idées, à lancer des traductions, à structurer des présentations et à réaliser de nombreuses autres tâches.

La clé pour travailler efficacement et réduire le stress: de bons «prompts», c’est-à-dire les instructions que vous donnez à l’IA pour obtenir la réponse que vous souhaitez. 

Outils et services de FLYERALARM pour un travail efficace

Serait-ce la meilleure façon de réduire le stress? Utilisez des solutions et des services professionnels intelligents qui minimisent votre propre charge de travail. En voici quelques exemples:

Créer des supports publicitaires en ligne

Concevoir des flyers, des t-shirts, des tasses, des affiches, des bannières, des cartes postales ou d’autres supports publicitaires en ligne est vraiment simple. Avec l’outil de création en ligne FLYERALARM, vous n’avez besoin d’aucune connaissance préalable ni d’aucun savoir-faire en matière de graphisme. Il suffit d’un peu de créativité et le programme intuitif se charge du reste. Concrètement: plus d’un million de modèles de design classés par secteur d’activité, une énorme base de données d’images libres de droits, une fonction de téléchargement pour vos propres photos, graphiques et logos et bien plus encore. Il n’a jamais été aussi facile de créer votre propre matériel publicitaire!

En savoir plus sur l’outil de création en ligne

Faire appel à des professionnels du design

Avec le service de mise en page et de design FLYERALARM, il vous suffit de choisir un produit de la boutique en ligne et d’avoir une idée approximative de la mise en page. Décrivez vos idées aussi précisément que possible et des graphistes expérimentés réaliseront votre mise en page selon vos souhaits. Et le mieux dans tout ça, c’est qu’avant même que les professionnels du design ne commencent, vous recevez un devis pour une transparence maximale.

En savoir plus sur le service de mise en page et de données

Stratégie 5: développer des routines et des habitudes

En particulier dans le cadre du travail à domicile, nombreux sont ceux qui ont du mal à développer et à maintenir des routines saines. Pourtant, les rituels sont de véritables super-aliments pour notre cerveau! En effet, si certaines activités deviennent des habitudes, celles-ci vous demanderont moins d’efforts de réflexion. Vous pourrez ensuite consacrer l’énergie ainsi économisée à d’autres tâches.

Mais comment développer des habitudes saines? Eh bien, par exemple, vous pourriez commencer votre journée par une petite séance de sport pour activer la circulation. Ensuite, vous dressez vous-même une courte liste de tâches à effectuer qui structurent votre journée, et ce n’est qu’alors que vous passez au premier café ou thé de la journée.

Conclusion: une approche stratégique pour un travail efficace

Une bonne gestion du temps, des objectifs et des priorités clairs, du travail en équipe, des pauses régulières et le développement de routines permettent d’augmenter votre productivité et de réduire le stress malsain, c’est prouvé. Utilisez également des outils et des services intelligents pour minimiser votre charge de travail. L’intelligence artificielle comme ChatGPT peut aussi vous aider dans différentes tâches.Et un dernier conseil pour finir: restez calme. Même quand tout est compliqué.