Maîtriser la TVA? Les PME doivent tenir compte de ces 10 points
Le décompte de la TVA: c’est l’une des tâches administratives les plus compliquées pour une PME. Avec ces dix points, tu es du bon côté et tu gardes toujours une vue d’ensemble.
De nombreuses PME considèrent la TVA comme un “mal nécessaire” qui, outre les charges financières, entraîne également des coûts administratifs élevés. Découvre ici comment t’y retrouver dans la jungle de la TVA et gagner beaucoup de temps lors du décompte.
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est sans doute l’impôt indirect le plus connu et le plus redouté des PME suisses dans le mix fiscal suisse. En tant qu’impôt sur la consommation, la TVA taxe la consommation de différents biens et services. Le décompte de la TVA est effectué par les producteurs ou les prestataires de services, comme les sociétés de PME, qui doivent répercuter la TVA sur les consommateurs finaux.
La pratique de la TVA est très vivante, ce qui se reflète dans les modifications fréquentes de la loi sur la TVA ou dans la publication de nouvelles brochures sectorielles ou d’informations sur la TVA. C’est pourquoi, en cas de problèmes de TVA, il est important de faire appel à une fiduciaire ou à un expert qui se penche régulièrement sur les modifications de la loi sur la TVA ou de la pratique en matière de TVA et qui peut donc apporter une aide adaptée à la situation et au client. En outre, tu peux recourir à un logiciel de comptabilité tel que KLARA, qui t’aide simplement par un clic de souris à établir le décompte de la TVA.
Tu trouveras ci-dessous les 10 écueils les plus fréquents lors de l’application de la TVA dans les PME – suivis de conseils pour surmonter les problèmes.
1. Assujettissement à la TVA oui ou non ? Quand et comment s’inscrire ?
Les petites entreprises, en particulier, se renseignent généralement trop tard sur leur assujettissement à la TVA, par exemple après l’établissement de leur premier bilan commercial. En réalité, cette question doit déjà être examinée au cours des trois premiers mois d’activité de l’entreprise. Selon les dispositions légales, tu es assujetti à la TVA si tu exploites une entreprise et si tu réalises un chiffre d’affaires annuel d’au moins 100’000 francs de prestations imposables. Cette limite de chiffre d’affaires est calculée en fonction des prestations facturées hors TVA. Si, au début de l’activité commerciale, on ne sait pas encore si tu atteindras cette limite de chiffre d’affaires annuel, il faut procéder à une réévaluation de l’assujettissement à la TVA après trois mois. Souvent, la création d’une nouvelle société entraîne déjà des investissements importants sur lesquels pèsent des impôts préalables, ce qui exige une déclaration précoce de l’assujettissement à la TVA.
La déclaration d’assujettissement à la TVA se fait sur le site Internet de l’Administration fédérale des contributions (AFC). Il convient en outre de vérifier quelle méthode de décompte (décompte effectif ou taux de la dette fiscale nette) est la plus appropriée pour l’entreprise. La confirmation de l’inscription au registre de la TVA par l’AFC doit être conservée à long terme.
2. Le bon programme de comptabilité facilite le décompte de la TVA
Il existe sur le marché suisse divers programmes de comptabilité qui varient fortement en fonction de leur complexité et de leur rapport qualité-prix. Il convient d’acquérir le programme de comptabilité dont la complexité et surtout la convivialité sont les meilleures en matière de TVA. Ton expert-comptable pourra certainement t’aider à ce sujet grâce à son expérience. Un programme de comptabilité efficace et un codage correct de la TVA t’épargneront bien des soucis lors du décompte de la TVA.
3. Facturation correcte aux clients et aux fournisseurs
La facturation doit respecter, outre le numéro de TVA correct, d’autres formalités qui sont mentionnées dans l’Info TVA 16. Les factures des fournisseurs doivent être contrôlées et contestées si elles ne correspondent pas aux conditions de la TVA. Ce n’est qu’ainsi que la déduction de l’impôt préalable est légitimée par le droit fiscal.
4. Déduction et correction de l’impôt préalable
L’impôt préalable sur les factures des fournisseurs, généré dans le cadre de l’activité entrepreneuriale, peut en principe être déduit de la TVA. Il faut s’assurer que le fournisseur est bien inscrit au registre de la TVA. Ce n’est souvent pas le cas lors de l’achat de prestations auprès d’entreprises unipersonnelles. L’impôt sur les importations dû à l’Administration fédérale des douanes lors de l’importation de biens fait également partie des impôts préalables. La loi sur la TVA connaît également des prestations exclues du champ de l’impôt, comme par exemple les prestations dans le domaine de la formation ou de la culture, dans le domaine des mouvements d’argent ou de capitaux. Si des dépenses sont engagées pour obtenir de telles prestations, l’impôt préalable ainsi généré ne peut pas être déduit. Si une société assujettie à la TVA utilise des prestations grevées de l’impôt préalable également à des fins non entrepreneuriales, ou en partie pour des activités entrepreneuriales et en partie pour des activités non entrepreneuriales, l’impôt préalable doit être corrigé en fonction de l’utilisation. A cet égard, la loi sur la TVA propose différentes variantes qui sont présentées dans l’Info TVA 9. En principe, de telles corrections de l’impôt préalable doivent être déclarées sous le chiffre 415 du formulaire TVA.
5. Attention à l’impôt sur les acquisitions
Les entreprises assujetties à la TVA en Suisse qui achètent des prestations de services à des entreprises établies à l’étranger qui ne sont pas assujetties en Suisse sont soumises à l’impôt sur les acquisitions. Il s’agit par exemple des services de conseillers, de gestionnaires de fortune, de fiduciaires ou dans le domaine de la publicité. Pour les entreprises assujetties à la TVA, l’impôt sur les acquisitions est déclaré en tant que contrepartie dans le décompte TVA et peut, si les conditions sont remplies, être déduit en tant qu’impôt préalable. Cela vaut également pour les particuliers, en tant que destinataires de services, s’ils achètent plus de 10 000 CHF de services par année civile. Si c’est le cas, les particuliers doivent s’annoncer par écrit à l’AFC. Tu trouveras plus d’informations sur la TVA sur les prestations de services à l’étranger ici.
6. Ne pas oublier de décompter les parts privées
Les entreprises qui mettent à la disposition de leurs collaborateurs ou de personnes proches des objets ou des prestations également pour leur usage privé doivent décompter les parts privées correspondantes. Lors de l’obtention de telles prestations, l’AFC s’oriente vers les certificats de salaire sur lesquels ces prestations doivent être déclarées. Ces prestations comprennent par exemple les repas et le logement, les véhicules de société ou d’autres prestations salariales accessoires qui ne sont pas versées sous forme d’argent. Le décompte des parts privées doit être effectué au moins une fois par année civile ou par trimestre. Il est recommandé de vérifier avant la fin de l’année si toutes les parts privées ont été décomptées sur les prestations salariales accessoires. Un codage correct de la TVA ainsi que la tenue de comptes séparés pour de telles prestations facilitent la surveillance. Pour de plus amples informations, veuillez consulter l’Info TVA 8.
7. Travaux de fin d’année de la TVA
Les travaux de fin d’année de la TVA sont importants pour l’établissement des comptes. Ces travaux de fin d’année comprennent la réconciliation du chiffre d’affaires et de l’impôt préalable. Lors de la réconciliation du chiffre d’affaires, les chiffres d’affaires comptabilisés au cours de l’exercice sont comparés aux chiffres d’affaires déclarés dans le décompte TVA. Lors de la réconciliation de l’impôt préalable, il s’agit principalement de réconcilier l’impôt préalable décompté avec les comptes d’impôt préalable. S’il en résulte des différences, celles-ci peuvent être annoncées à l’AFC et corrigées au moyen du formulaire “Réconciliation annuelle de la TVA”. Les formulaires correspondants sont disponibles sur le site Internet de l’AFC.
8. Respecter impérativement les délais
La remise du décompte TVA et le paiement de la dette fiscale doivent en principe être effectués au plus tard deux mois après la fin du trimestre ou du semestre. Si ce délai n’est pas respecté, des intérêts moratoires sont dus dès le premier jour. Il est recommandé de respecter ces délais de manière générale. De même, les chiffres du décompte TVA à remettre doivent être harmonisés avec les chiffres du bouclement trimestriel de la comptabilité. Si, pour des raisons de temps, la comptabilité pour le décompte TVA ne peut pas être mise à jour dans les délais, le décompte TVA peut être remis avec des chiffres provisoires et partiellement estimés. Après la mise à jour de la comptabilité, les différences peuvent être déclarées ultérieurement avec un décompte rectificatif ou avec la réconciliation annuelle. La “réconciliation annuelle de la TVA” doit être remise à l’AFC avant le 31 août de l’année suivante. A partir de cette date, les décomptes sont considérés comme finalisés. La pratique actuelle en matière de TVA montre que la réconciliation annuelle peut être remise à l’AFC plus tard et que l’AFC doit en tenir compte d’office jusqu’à 5 ans en arrière.
Plus d’informations sur la prolongation du délai TVA sont disponibles ici.
Décompter la TVA en ligne
Depuis 2021, le décompte électronique de la TVA est la norme : l’Administration fédérale des contributions n’envoie plus le décompte traditionnel par la poste que sur demande écrite. Les entreprises assujetties à la TVA ont à leur disposition le “Décompte TVA easy”. Toutes les PME concernées peuvent désormais établir leur décompte de TVA par voie électronique sans devoir ouvrir un compte en ligne auprès de l’AFC. La variante avec compte est plus avantageuse, car elle permet également de soumettre des décomptes de correction, des prolongations de délai et autres. En outre, la transmission de données directement depuis le logiciel de comptabilité n’est pas possible avec la variante simple sans compte.
Tu souhaites déclarer ta TVA à l’avenir sans compte AFC ? Rien de plus simple :
- Va sur la page www.estv.admin.ch.
- Clique sur “Déclarer la TVA sans compte” et ensuite sur Login.
- Saisis ton numéro de téléphone portable suisse et connecte-toi avec le code de sécurité que tu as reçu par SMS.
- Saisis le code de décompte individuel que tu as reçu de l’AFC.
- Tu peux maintenant remplir le formulaire en ligne – comme tu le faisais auparavant sur papier.
- Le montant de l’impôt est calculé automatiquement.
- En un clic, tu as envoyé ton décompte de TVA.
Tu trouveras plus d’informations sur le décompte sans compte et sur la manière dont tes fiduciaires gèrent ce nouveau type de décompte dans cette vidéo.
10. Contrôle de la TVA – et maintenant ?
La TVA est un impôt dit d’auto-taxation. Cela signifie que les assujettis sont eux-mêmes responsables de l’application correcte des prescriptions fiscales. C’est pourquoi l’AFC effectue des contrôles TVA périodiques. En règle générale, le contrôle TVA est effectué rétroactivement pour une période de 5 ans. Pour l’exécution du contrôle TVA, le réviseur prend contact suffisamment tôt afin de fixer un rendez-vous. Ensuite, une confirmation écrite du contrôle est envoyée avec des indications précises sur les dossiers à préparer, les périodes contrôlées et d’autres informations. Outre les documents comptables demandés, il est recommandé de préparer les dossiers suivants :
- Listes détaillées de la TVA issues du programme de comptabilité (vérification, décompte, …)
- Rapprochement du chiffre d’affaires et de l’impôt préalable
- Rapprochement annuel
- Détails des parts privées comptabilisées
- Autres infos spécifiques à la TVA
Pour le réviseur, la première impression est importante et peut influencer une révision de la TVA en conséquence. L’expert-comptable/conseiller fiscal est volontiers disposé à préparer et à accompagner le contrôle TVA.
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