Prêt en 6 semaines pour participer à un salon
Lorsque vous entendez le mot salon, pensez-vous à des mois de planification qui prennent du temps et coûtent beaucoup d’argent? Si tel est le cas, alors lisez ce qui suit, car cet article va bouleverser votre manière de penser. Apprenez ci-dessous comment préparer parfaitement votre participation à un salon en moins de deux mois.
Planifiez étape par étape une présence dont votre clientèle et vos partenaires parleront encore dans un an, non pas, car tout ne s’est pas déroulé comme prévu, mais au contraire, car vous avez réussi sur toute la ligne! Que vous soyez une entreprise artisanale désireuse de se faire connaître lors du salon régional des consommateurs ou une entreprise de taille moyenne visant le principal salon de votre secteur, suivez les conseils de base de nos experts et glanez quelques idées intéressantes. Vous serez alors certains de laisser un souvenir impérissable. C’est parti!
Les planifications préliminaires
Dans quel salon se rendre? À chaque salon, son groupe cible. Les statistiques relatives aux visiteurs des sociétés de foires et salons fournissent de premières informations. Quel est le nombre de visiteurs et donc le nombre de contacts potentiels par rapport aux coûts du stand? Ces faits et chiffres, de même que d’autres indicateurs, sont disponibles auprès de la Fédération Allemande des Salons et Foires (AUMA). Notez dès maintenant que vous ne devez pas tarder à vous inscrire au salon de votre choix. En effet, de nombreux salons proposent des réductions si vous réservez neuf à six mois avant la date d’ouverture. Vous disposerez alors de plus de temps pour concevoir et planifier votre présence.
En dehors de l’inscription, il convient également de réserver à temps les nuits d’hôtel ainsi que les billets de train ou d’avion. Là aussi, vous pourrez bénéficier de réductions si vous réservez à l’avance. Nous vous conseillons en outre d’informer vos meilleurs clientes et clients ainsi que vos contacts professionnels de votre présence au salon. Envoyez des cartes «save the date» à vos invités VIP afin qu’ils puissent marquer cette date en gras dans leur calendrier.
6 semaines avant le début du salon: conception et communication
Trouvez un slogan
Un mois ½ au plus tard avant la date de début, votre équipe de projet et vous-même devez vous lancer à fond dans la planification. Le point de départ avant de vous plonger dans d’autres réflexions est le slogan de votre participation au salon. Il s’agit en quelque sorte du fil rouge qui accompagne tout le matériel publicitaire ainsi que la conception de votre stand. Sera-t-il question de votre toute dernière innovation de produit, d’un nouveau service complet ou de la nouvelle image de votre entreprise? Quel que soit votre slogan, il doit être simple, clair et unique. Il doit comprendre à la fois du texte et un design graphique, et former un tout cohérent. La clientèle et les contacts professionnels n’apprécient guère les copier-coller, le flou artistique ou le mélange des genres.
Lancez la communication
Imaginez que vous soyez présents sur un salon, mais que vous passiez inaperçus. Bien sûr, quelques visiteurs du salon finiront bien par découvrir votre stand. Mais toute bonne présence sur un salon doit s’accompagner de la publicité adéquate, et celle-ci n’arrive généralement pas toute seule. Au contraire, elle requiert une préparation coordonnée. Une méthode toujours très efficace: contactez les représentants des médias. Publiez des communiqués de presse ou invitez des journalistes à des entretiens. Avec un peu de chance, l’un ou l’autre des articles sur votre entreprise paraîtra dans une revue spécialisée de renom. Le moment est également venu d’envoyer vos cartons d’invitation par la poste à vos meilleurs clientes et clients ainsi qu’à vos contacts professionnels. En effet, vous devrez bientôt organiser certains événements comme la fête du salon, les déjeuners d’affaires et les tables rondes. Vous devez donc connaître le nombre de participants.
Une autre bonne méthode pour attirer l’attention sur votre présence au salon est de lancer des campagnes de publicité en ligne sur les réseaux sociaux. Sur des plateformes en ligne utilisées des millions de fois comme Facebook, Instagram etc., vous pouvez faire de la publicité sur votre présence au salon en fonction de votre groupe cible. Le ciblage moderne, c’est-à-dire le filtrage de centaines de milliers d’utilisatrices et d’utilisateurs en fonction de leur âge, de leur sexe, de leur profession, de leur situation familiale et de leur revenu, est un bon moyen pour y parvenir. Seul votre groupe cible verra effectivement votre publicité. Ce procédé est non seulement extrêmement efficace et performant à court terme, mais il est aussi beaucoup moins cher que les annonces publicitaires traditionnelles dans les revues, les journaux ou même à la radio.
Concevez votre stand
C’est autour de votre stand d’exposition que s’articule votre présence sur le salon. Il peut parfois prendre une forme minimaliste et compacte. Parfois, il envoie déjà un message publicitaire clair simplement en raison de sa taille. Mais attention: un grand stand d’exposition qui semble vide n’est pas aussi accueillant qu’un petit stand où chaque élément est à sa place et où la composition générale forme un tout cohérent. Comme vous le constatez, pour votre stand d’exposition, c’est la conception qui est importante. La principale règle est de faire passer les avantages pour les visiteurs avant votre propre présentation. Tout, des panneaux publicitaires à la conception en passant par la restauration, doit être adapté aux exigences de vos invités. Autrement dit, un stand «sophistiqué», qui présente bien, mais ne prévoit pas d’espace calme pour des entretiens de vente discrets, ne sert à rien. Vous devez impérativement respecter les directives des différents organisateurs des salons en ce qui concerne la taille du stand, l’alimentation en électricité et en eau et les consignes de sécurité. N’hésitez pas à demander d’ores et déjà ces informations importantes à la société organisatrice concernée.
5 semaines avant le début du salon: commandez le matériel publicitaire grand format
Les différents éléments de votre stand d’exposition et d’autres matériels publicitaires de grande taille doivent être commandés suffisamment tôt. En effet, il faut plus de temps pour personnaliser ces produits que pour imprimer de simples flyers. Vous n’avez pas besoin de faire appel à des transporteurs ou à des entreprises de construction de stands coûteux. De nos jours, il existe des alternatives plus rapides et moins chères: il s’agit des systèmes mobiles de construction de stands. Les différents modules de ces systèmes modulaires intelligents sont faciles à transporter et encore plus simples à monter. Seules une ou deux personnes sont nécessaires et elles n’ont pas besoin d’outils particuliers. Les éléments suivants font partie de l’équipement de base.
Les cloisons
Ce n’est qu’avec un arrière-plan approprié que votre présentation sera parfaite. Les cloisons d’exposition existent dans un nombre infini de formes et de dimensions. Il est possible d’y fixer des spots qui assurent un éclairage homogène de votre stand, à moins que celui-ci ne soit déjà intégré. Le plus important est que ces cloisons offrent suffisamment de place pour votre logo et vos messages publicitaires.
Les comptoirs
Ils sont le point d’ancrage visuel de votre stand et le lieu où se déroulent les entretiens de vente et d’information. C’est également à cet endroit que vous pouvez déposer vos flyers et vos autres supports publicitaires ainsi que les boissons et les snacks. Il existe une grande variété de comptoirs d’exposition: ils peuvent être dotés de profilés en aluminium et de vitrines, être de forme incurvée, ronde, voire même être éclairés. Choisissez un modèle adapté au slogan de votre salon et à l’image de votre entreprise.
Roll-ups et présentoirs
Lorsque les stands d’exposition se succèdent les uns après les autres et que la réceptivité de votre clientèle potentielle diminue, ce sont eux qui redonnent envie aux visiteurs de s’approcher. Vous pouvez les installer à votre gré de sorte que les visiteurs les voient de loin et soient attirés vers votre stand comme par magie.
Autre mobilier
Faites de votre stand une oasis de bien-être au cœur de l’agitation du salon. Les bons entretiens de vente et les signatures de contrats viennent alors d’eux-mêmes. Il est important de prévoir des sièges confortables, comme des cubes ou des poufs. Ils ne nécessitent pas une grande installation. Il vous suffit de les amener et de les poser. N’oubliez pas le sol: avec des sols en vinyle et des autocollants personnalisés, vous créez un environnement intérieur agréable.
4 semaines avant le début du salon: commandez les articles publicitaires et les tenues vestimentaires
Supports publicitaires et cadeaux à emporter
Les cadeaux font toujours plaisir, y compris aux visiteurs de votre stand et à vos clients potentiels. C’est pourquoi vous devez les sélectionner à l’avance avec soin, ne pas choisir n’importe lesquels, mais uniquement des petits objets que votre groupe cible peut utiliser, comme des mètres pliants et des mètres-rubans pour les artisans ou des housses de selle pratiques pour les sportifs qui viennent à un salon consacré au vélo. Utilisez ces cadeaux publicitaires de qualité en guise de petit remerciement après un bon entretien de vente. Nous vous conseillons également de disposer une sélection d’articles publicitaires utiles sur vos comptoirs ou sur vos petites tables, ou bien de les distribuer aux visiteurs qui passent devant votre stand. Il doit s’agir d’articles classiques qui peuvent servir à tout le monde comme des stylos, des sacs, des porte-clés ou même des clés USB. Un point très important: quels que soient les objets que vous remettez à vos clientes et à vos clients, le logo et le nom de votre entreprise doivent y être imprimés de manière bien visible. Disposez-vous d’un corporate design? Parfait, alors imprimez aussi vos articles publicitaires dans le look de votre entreprise. Pourquoi est-ce si important? Parce que vous souhaitez que votre clientèle potentielle ne vous oublie pas une fois qu’elle a quitté le salon. De ce point de vue, les articles publicitaires et les petits cadeaux à emporter ne sont rien d’autre que de petits aide-mémoires qui permettent aux visiteurs de se souvenir de la bonne impression que leur a laissé votre entreprise.
Tenue vestimentaire
Du stand d’exposition à l’équipement et aux articles publicitaires, tout est dans le look de votre entreprise, sauf votre équipe? Il s’agit donc de faire mieux. Pour que l’ensemble forme un tout cohérent, nous vous conseillons d’habiller votre personnel avec des tenues uniformes. Vous donnez ainsi une image de professionnalisme, mais faites également en sorte que votre entreprise soit perçue de manière positive. Des polos, des t-shirts, des chemises ou des chemisiers imprimés dans votre design indiquent toujours à vos visiteurs qui sont les professionnels et les interlocuteurs.
3 semaines avant le début du salon: organisez des événements sur votre stand
Le stand et l’équipement sont confirmés, les articles publicitaires sont commandés, l’équipe du salon est définie et habillée de manière uniforme. Vous atteignez précisément votre groupe cible avec votre communication en ligne et hors ligne. Tout se déroule donc comme prévu, non? Il ne vous reste plus qu’à organiser une fête sur votre stand, également appelée fête du salon. Ces fêtes sont de véritables classiques dans tout bon salon digne de ce nom. Elles ne servent pas uniquement à se faire plaisir dans une bonne ambiance, mais sont également des plateformes parfaites pour réseauter dans une atmosphère décontractée, rencontrer des partenaires commerciaux et même commencer à conclure des contrats. En plus d’un bon planning et d’une bonne organisation, les points suivants sont importants:
Boissons et snacks
Sans eux, aucune chance de succès: les boissons rafraîchissantes et les snacks. Un Secco Bianco pétillant ou un délicieux mélange à grignoter favorisent les petites conversations sur votre stand. Vous découvrirez ainsi rapidement quels sont vos futurs candidats à une coopération ou de qui sera composée votre prochaine clientèle VIP. Cerise sur le gâteau: vos boissons et vos snacks sont également de parfaits supports pour votre publicité. Logo, nom de l’entreprise, slogan ciblé … et vos boissons personnalisées sont prêtes.
Restauration
Pensez aux serviettes, aux sous-verres, aux verres ou aux gobelets ainsi qu’aux couvercles en carton. Ces objets doivent impérativement figurer sur vos petites tables ou sur votre bar et, dans le cas idéal, être imprimés de manière uniforme dans votre corporate design.
2 semaines avant le début du salon: commandez du matériel publicitaire et d’information
Vous devez mettre à jour votre matériel publicitaire et d’information au plus tard deux semaines avant le début du salon avec les nouveaux produits, les nouvelles offres, le nouveau design. Important: dans l’idéal, votre slogan doit apparaître dans tous les flyers, brochures et dépliants lors de votre présentation. Ne sous-estimez pas non plus l’impact des produits imprimés classiques. Les visiteurs qui sont intéressés continueront à consulter avec enthousiasme vos brochures publicitaires si elles sont bien conçues. Leur attrait aussi bien à l’œil qu’au toucher éclipse largement la publicité en ligne et renforce les intentions d’achat en votre faveur, souvent de manière tout à fait inconsciente.
1 semaine avant le début du salon: gardez une marge de manœuvre pour les urgences
La dernière semaine avant le début du salon doit laisser une marge de manœuvre permettant de s’assurer que tout est effectivement en place suffisamment à temps. Sinon, les jours précédents seront entièrement consacrés à l’arrivée, au montage et à la réception des stands par l’organisateur du salon. Prenez le temps de briefer en détail le personnel du stand qui se trouve sur place.
