Comment facturer les frais aux clients ?
Les frais tels que les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration peuvent être facturés au client de différentes manières. Dans cet article, retrouvez les différentes possibilités à votre disposition pour facturer vos frais à vos clients.
Exercer une profession entraine souvent des frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration et il parait naturel que l’on ne souhaite pas garder ces frais à sa charge. En effet, ils constituent une partie nécessaire de la prestation fournie et doivent également être facturés. Sans eux, la prestation de service pour le client n’est généralement pas possible. Il existe deux possibilités pour le règlement des frais.
Traitement classique par refacturation
Dans le cas de la refacturation, les frais sont payés au fur et à mesure qu’ils sont engagés. Ces frais sont ensuite facturés au client, où ils sont généralement indiqués séparément. Il convient de noter que les frais sont également soumis à la TVA.
La TVA permet en effet de taxer les prestations fournies à titre onéreux par des personnes assujetties à l’impôt en Suisse. Selon l’Administration fédérale des contributions, la contre-prestation comprend également le remboursement de tous les frais, tels que les frais de déplacement, de restauration, d’hébergement, etc.
Les frais doivent donc également être facturés au taux de TVA applicable à votre prestation. Pour la plupart des services dans lesquels des frais sont dus, un taux de TVA de 7,7 % s’applique aujourd’hui. Le taux de TVA que vous avez payé pour les marchandises ou les services que vous avez achetés ne joue aucun rôle. En revanche, l’art. 21 LTVA définit les prestations qui ne sont pas soumises à la TVA. Mais là où la TVA n’est pas prélevée, elle ne peut pas non plus être déduite en tant qu’impôt préalable, raison pour laquelle la loi autorise dans la plupart des cas un assujettissement volontaire.
Ainsi, il vous appartient de décider si, lors de la refacturation, vous ajoutez la TVA au montant net (sans la TVA que vous avez payée) ou au montant brut (y compris la TVA que vous avez payée), mais cela doit être convenu au préalable avec le client afin d’éviter tout malentendu.
Les deux variantes présentent toutefois des avantages et des inconvénients. Si vous refacturez le montant net à votre client, il aura, en fin de compte, moins à payer. Toutefois, il s’agit alors pour vous d’un jeu à somme nulle, car vous n’avez aucun avantage financier pour les charges administratives liées aux différents frais (recherche d’hôtel, réservation de vol, etc.). Si vous refacturez le produit brut (c’est-à-dire y compris la TVA que vous avez payée), cela coûte certes plus cher pour votre client, mais il vous reste le montant de la TVA que vous avez payée, pour ainsi dire en guise de rémunération pour vos efforts en rapport avec les frais que vous avez engagés. Il ne faut pas non plus oublier la déduction de l’impôt préalable, qui permet de déduire la TVA payée lors d’acquisition de biens et de services desservant le but de l’entreprise de son décompte TVA.
Postes neutres
Alors que dans le modèle de refacturation, les frais sont engagés en votre nom et pour votre compte et sont ensuite facturés au client, comprenant la TVA que vous avez ajoutée, dans la méthode des postes neutres, aussi appelé comptes de passages, les frais sont engagés au nom de votre client. Conformément à l’art. 24 al. 6 let. b LTVA, les postes neutres sont des montants que vous recevez de votre client en remboursement des dépenses effectuées en son nom et pour son compte. Ces dépenses doivent toutefois impérativement être libellées au nom du client et être indiquées séparément sur une facture séparée. Dans le meilleur des cas, un compte spécifique est créé pour la facturation au moyen de postes neutres. Contrairement à la méthode de refacturation, la TVA n’est pas ajoutée. Les postes neutres ne sont pas non plus enregistrés dans votre comptabilité en tant que recettes/dépenses d’exploitation lors de la détermination des bénéfices, car ils n’entraînent pas de modifications des actifs de l’entreprise d’un point de vue économique. Ainsi, ces frais ne sont pas comptabilisés chez vous comme des charges et le remboursement comme un produit. En revanche, ces dépenses sont comptabilisées dans la comptabilité du client, d’où l’importance de transmettre toutes les factures et les reçus au client. Des exemples connus de postes neutres sont les prestations de tiers, les taxes publiques, les frais de justice ou les frais de douane (par exemple pour les dépenses d’un transporteur).
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