8 étapes pour réussir la digitalisation de son entreprise

Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ? La digitalisation vise à transformer un métier, un objet ou un process. Elle est un phénomène naturel qui combine l’apparition d’Internet et des avancées quotidiennes informatiques. C’est un facteur déterminant qui influence la manière de lancer un produit, la stratégie de la marque ou encore la performance financière de l’entreprise.

Aujourd’hui, la digitalisation est devenue incontournable pour une entreprise ou organisation. De nombreuses entreprises ont commencé certaines solutions SaaS afin de transformer en profondeur leur façon de travailler, éditeur de site internet, logiciel de comptabilité 2.0, automatisation des procédures marketing… Une bonne stratégie digitale peut devenir un avantage concurrentiel pour certaines entreprises où le virage digitale n’est pas accompli. Il faut savoir que la digitalisation des entreprises a commencé dès les débuts d’Internet. Vous l’aurez compris, la digitalisation est l’essence du fonctionnement des entreprises du 21ème siècle. Voici 8 étapes selon nous pour réussir la digitalisation de son entreprise !

Etape 1 : Déterminer la maturité digitale de l’entreprise

La digitalisation est liée à l’économie dans laquelle évolue l’entreprise. Les facteurs qui peuvent influencer son degré de maturité digitale sont :

• Sa culture interne
• Son marché
• Son type de management
• Ses offres
• Ses concurrents

Pour les entreprises débutants dans le marché digital, ils doivent s’interroger sur leur stratégie d’entreprise. Quelle stratégie d’entreprise le digital peut leur servir ?
Ils peuvent faire recours aux experts en digitalisation afin de savoir s’il nécessite d’une transformation numérique.
Cependant, à ce niveau de maturité, il ne nécessite pas de transformation de l’organisation.
Pour les entreprises ayant déjà un fonctionnement digital, bénéficie d’activités digitales. L’entreprise va donc se digitaliser petit à petit.
Enfin, pour les entreprises ancrées dans le digital ont pour principale mission d’obtenir davantage de ressources financières pour pouvoir approfondir leur digitalisation.

Etape 2 : Identifiez vos enjeux digitaux

En effet, il est important que de comprendre les enjeux numériques propres à votre organisation pour mettre en place une stratégie digitale efficace.
Attention ! La digitalisation n’implique pas de tout changer dans l’entreprise, mais nécessite une analyse approfondie sur vos produits et process. Attention ! La digitalisation n’implique pas de tout changer dans l’entreprise, mais nécessite une analyse approfondie sur vos produits et process.
Sachez que pour 87% des organisations, la digitalisation est perçue comme l’occasion de développer un avantage concurrentiel. Cependant,  67% des dirigeants estiment qu’elle est maintenant une question de survie pour les entreprises.
Voici les questions auxquelles vous devez être capable de répondre :

• A quel niveau les nouvelles technologies peuvent vous aider  ?
• Que peuvent-elles simplifier ?
• Comment vos produits peuvent-être améliorés ?

Une dernière chose que vous devez prendre en compte et qui échappe à beaucoup de managers, c’est de convaincre vos employés d’y adhérer,  avant même de chercher à séduire vos clients avec le numérique. Parfois, cela peut être compliqué puisque tout le monde n’a partage pas les idées et n’a pas la même vision que vous..

Etape 3 : Soyez conscient de l’aversion au changement

Dans toutes organisations, on peut être affronté à des coups durs. L’être humain aime ce qui le maintient dans sa zone de confort.
Parfois, il faut sortir de sa zone de confort et faire face à la réalité ! En entreprise, le changement s’accompagne généralement d’abord par une période de baisse de productivité. Ce qui est normal puisque vous venez de changer les choses, il faut du temps pour maîtriser de nouveaux concepts, comprendre les nouvelles technologies et les choses reviendront dans l’ordre.
En effet, le changement peut s’avérer très frustrant surtout pour des employés qui sont habituellement très performants.

Selon des chercheurs universitaires en gestion des technologies de l’information, James D. Mckeen et Healther A. Smith, ce phénomène se nomme “l’effet W” en matière de digital. Ce changement va par ailleurs provoquer :

• Une baisse dès l’implantation d’une nouvelle technologie,
• Un léger regain après quelques semaines au niveau de la productivité,
• S’assurer de la bonne utilisation des nouvelles technologies qui peuvent être une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise,
• Une productivité élevée une fois la mise en oeuvre complètement terminée.

Attention, le changement peut être un succès tout comme un échec, mais il faut savoir y rebondir !
Les managers doivent pouvoir apporter des réponses concrètes aux employés sur ce qui ne fonctionnent pas sinon le risque d’échec du changement peut augmenter

Etape 4 : Elaborer une stratégie de conduite du changement

Lorsque vous mettez en place une nouvelle technologie, nous vous conseillons d’élaborer une stratégie de gestion du changement.
La stratégie de gestion a pour but de se concentrer uniquement sur les utilisateurs,  c’est-à-dire comment vont réagir les employés suite à l’annonce du changement ? Quelles seront les ressources d’aide qui devront être mises en place à la disposition des utilisateurs ? Est-ce qu’une formation est-elle nécessaire ?

 Voici les différents éléments qui doivent être planifiés :

#1 Faire une liste des avantages et inconvénients perçus

A partir de cette liste, vous pourrez mieux cibler les forces de votre projet digital mais également vos faiblesses. Il s’agit ici de cibler tout ce qui rendra les membres de l’équipe enthousiastes ou récalcitrants.
Par exemple, si vous souhaitez mettre en place une solution web, prendre en compte les points forts de l’interactivité, le meilleur moyen de communication et le développement de l’entreprise. D’autre part, les critiques à prévoir, le risque que les collaborateurs peuvent faire face, le temps qu’ils vont perdre et l’ajout de nouvelles procédures.

#2 Elaborer un plan de communication

En effet, la digitalisation nécessite d’élaborer un plan de communication interne. Il est essentiel de prévoir de A à Z le plan de communication qui va accompagner votre projet digital.
Pourquoi ? Car c’est le seul moyen de convaincre vos employés, mais aussi de les rassurer et de les guider tout au long du changement.

#3 Nommer un chef de projet

Vous vous en doutez bien que pour ce type de projet, il est essentiel que votre projet digital soit sous la responsabilité d’un chef de projet qui agira à titre de porte-parole. Ce dernier sera chargé d’informer l’équipe de tout changement et de répondre à leurs questions. D’où l’importance de choisir un bon chef de projet. Il doit être efficace et à l’écoute de ses collaborateurs.

Etape 5 : Créer une coalition gagnante

Une coalition est une réunion temporaire de personnes pour lutter contre une cause d’un intérêt commun.
Notez que dans toute nouvelle idée ou tout changement, il y a des :

• Personnes enthousiastes
• Personnes sceptiques
• Personnes indécises

Difficile tout ça..
C’est pourquoi, il est important de constituer une coalition de supporters qui contribueront à la promotion de votre projet.
Ciblez en amont des profils que vous soupçonnez favorables à votre cause. La suite n’en sera que plus facile… et vos chances de succès, maximisées !

Etape 6 : Communiquez pendant la transition et mesurez les résultats

Vous avez bien planifié votre projet, mais ce n’est pas tout !  Il faut maintenant savoir l’exécuter.
Pour ce faire, il n’y a pas de secret : il faut investir du temps !
Durant toute votre phase de transition, assurez-vous d’effectuer un suivi constant des progrès effectués.
Par ailleurs, pensez à définir les objectifs, intervenir en situation de crise, désamorcer les situations tendues, offrir des formations supplémentaires si besoin et souligner les succès.
En plus de cela, il est important que vous puissiez prendre le temps de mesurer vos résultats, pendant et après votre transition. Cela vous permettra de voir s’il y a eu une évolution ou une régression. On n’améliore pas ce qu’on ne mesure pas..
Posez-vous également les questions suivantes :

• Quelles sont vos erreurs ?
• Est-ce que votre projet est un succès ou en revanche, un échec ?
• Comment s’en inspirer pour la suite ?

Enfin, fixez-vous des objectifs que ce soit sur le nombre d’utilisateurs, sur le niveau de satisfaction, sur le temps d’exécution, sur le retour sur investissement des ressources investies ou encore sur les performances financières.

Etape 7 : Échanger avant de changer

Il s’agit d’un point non-négligeable !
En effet, la digitation est un processus très technique. Cependant, vous avez un grand défi managérial.
Avant même d’envisager un quelconque changement, il faut vous assurer que l’état d’esprit et les comportements de vos collaborateurs sont prêts à être transformés eux-mêmes. Avant même d’envisager un quelconque changement, il faut vous assurer que l’état d’esprit et les comportements de vos collaborateurs sont prêts à être transformés eux-mêmes.

Etape 8 :  Planifier chacune des étapes du changement

Vous ne pouvez pas décider de changer les choses sans planifier chacune des étapes du changement. De ce fait, vous devez prévoir toutes les éventualités, c’est le principe de base de la gestion de projet.
Sachez que 90% des erreurs qui surviennent au cours d’un projet sont généralement causées par une mauvaise planification. Que ce soit pour l’organisation d’un projet de grande envergure ou de moyenne envergure, mieux vous serez préparé à cela, mieux vous saurez convaincre et réagir en cas de crise.

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